Messeplanung - Messeauftritt durch Planung optimieren
Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren ist die umfassende Planung des Messeauftritts. Sie sollte sich an der Messe, an der das Unternehmen teilnehmen soll, orientieren. Dazu gehört in erster Linie eine umfassende Informationssammlung über die jeweilige Messe. Der Veranstalter verfügt in der Regel über umfassende und aussagekräftige Daten, Fakten und Informationen zur Messe.
Bei der Messeplanung sind folgende Kriterien erfolgsrelevant:
- Zielgruppe der Messe
- Besucherstruktur der Messe
- Standgestaltungsmöglichkeiten
Bei der Recherche nach den Besuchern der Messe ist vor allem wichtig, ob sie sich hauptsächlich um Fachbesucher oder an Endkunden wendet. Mittlerweile existieren auch Mischformen, an denen bestimmte Tage lediglich für Fachbesucher reserviert ist.
Wichtiger Parameter für die Messeplanung ist die Besucherstruktur. Dazu gehören Lebensstand, Einkommen, Alter, Bildungsniveau und Geschlecht der Zielgruppen. Aus dem Informationsmaterial sollte auch ersichtlich sein, mit welchen Besucherzahlen der Veranstalter rechnet und wie die Resonanz in der Vergangenheit war.
Hinsichtlich der Messestandgestaltung ist zu klären, wie groß die Standflächen sind, welche Ausmasse die Veranstaltung hat und welche Möglichkeiten der Standgestaltung eingeräumt werden.
Nach Abschluss der Informationssammlung und Auswertung der Ergebnisse sollte eine Bewertung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses zur Teilnahme an der Veranstaltung möglich sein. Anschliessend steht der Planung des Messeauftritts nicht mehr im Wege.
Messeplanung Schritt 1: Zielsetzung der Messeteilnahme
Die Ziele, die mit der Messeteilnahme verfolgt werden, müssen präzise festgelegt werden. Neben der Steigerung des Bekanntheitsgrades des Unternehmens sollten Fragen nach dem Wirkungskreis beantwortet werden. Soll der Absatzradius von Produkten und Dienstleistungen durch die Messeteilnahme erweitert werden, hat diese Anforderung spezifische Auswirkungen auf die Auswahlkriterien der Messebeteiligung. Weitere wichtige Punkte, die bei der Messeplanung berücksichtigt werden sollten, sind die Fragen nach Produktneuheiten, Alleinstellungsmerkmalen der Angebote sowie der finanzielle und personelle Aufwand, der sich hinter einer Messeteilnahme verbirgt.
Zeichnen sich bei der Beantwortung dieser Fragen positive Tendenzen zur Messeteilnahme ab, gilt es, ein präzises Ziel vorzugeben. Bei Zielformulierung und Messeplanung empfiehlt es sich, die Perspektive des Besuchers einzunehmen und seine Erwartungshaltung berücksichtigen.
Messeplanung Schritt 2: Standortfragen klären
Nach Bekanntgabe und Buchung des Standplatzes geht die Planung in die nächste Phase. Bei der Gestaltung des Messestandes ist zu berücksichtigen, ob es sich um einen Insel-, Kopf-, Reihen- oder Eckstand handelt. Jede Variante besitzt unterschiedliche Anforderungsprofile an die Messestandgestaltung.
Messeplanung Schritt 3: Messestand entwickeln
Der Messeveranstalter stattet die teilnehmenden Unternehmen in der Regel mit sehr aussagekräftigen Informationen aus, in denen
- die gesamte Halle aufgezeichnet ist
- Besucherwege deutlich zu erkennen
- die Notausgänge deutlich markiert
- die Deckenhöhen eingetragen
- die Grössen der Nachbarstände vermerkt
- und alle sonstigen Einrichtungen, wie Toiletten, Bistro, Café, aufgelistet sind.
Diese Daten und Zahlen bilden die Grundlagen für die Architektur des Messestandes.
Anschliessend werden die Elemente zur Gestaltung des Messestandes zusammengefasst. Dazu gehören
- Produktausstellung
- Sitzgelegenheiten
- Infoständer bzw. Infotheke
- Bewirtungsmöglichkeiten
- Garderobe
- Etc.
Anschliessend wird der Messestand mit der Zielsetzung abgeglichen. Schliesslich muss sich die definierte Zielsetzung in der Gestaltung des Messestandes wiederfinden. Dazu gehören natürlich auch CI und Corporate Design.