Erfolgsfaktor Budgetplanung Messe

Das Budget für die Messebeteiligung ist ein zentraler Bestandteil des Messekonzeptes. Ohne tiefgehende Strategieüberlegungen sollten keine Massnahmen ergriffen werden. Schliesslich sollten zuerst die Rahmenbedingungen sowie die Zielsetzungen für den Messeauftritt festgelegt werden.

Budgetplanung bedeutet Mehrwert

Erkenntnisse aus Praxisstudien weisen nach, dass weniger als 50 Prozent der Aussteller über ein festgelegtes Messebudget verfügen (Quelle: Initiative Messeerfolg). Dabei stellt eine klare Budgetplanung und -kontrolle stets einen echten Mehrwert dar. Der Messeverantwortliche erhält auf diese Weise Klarheit über die Kostenstruktur der Messebeteiligung. Führt man die finanzielle Planung der Messebeteiligung über mehrere Jahre fort, ergibt sich die Möglichkeit zum Budget-Benchmarking. Hierbei können Entwicklungen bei einzelnen Kostenpositionen auf einen Blick nachvollzogen und der Budgetbedarf für die kommenden Messebeteiligungen extrapoliert werden.

Messeauftritt konzipieren

Mit einer realistischen Budgetkalkulation wird ein solides finanzielles Fundament geschaffen. Damit ist von Beginn an eine belastbare Übersicht der anfallenden Kosten erstellt. Auf die Frage, welche Kostenpositionen in eine Budgetplanung einfliessen müssen, gibt der MesseNutzenCheck der AUMA eine gute Hilfestellung.

Im ersten Schritt wird der Messeauftritt inklusive der begleitenden Massnahmen konzipiert werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass es eine Vielzahl an Komponenten zu berücksichtigen sind. Detaillierte Checklisten haben sich als Navigationshilfe bewährt. Sämtliche Massnahmen sollten in einem Plan zusammengestellt werden. Alle Aufgaben und Milestones werden sogfältig aufgeführt. Die Liste erstreckt sich von der Bestellung der Namensschildchen bis zum Catering. Ein wichtiger Block ist sicherlich die Entwicklung und Realisierung des Messestandes.

So lassen sich die einzelnen Kostenpositionen präzise zusammenstellen und kalkulieren. Grobschätzungen sollten an dieser Stelle vermieden werden. Vielmehr sollten die konkreten Kosten bei den jeweiligen Dienstleistern präzise abgefragt und in der Liste hinterlegt werden. Im Internet lassen sich viele Checklisten zur Messe- und Veranstaltungsplanung finden.

Frühzeitig planen

Wichtiger Hinweis: Wer früh plant, spart Geld. Kurzfristige Änderungen oder Last-Minute-Bestellungen führen zu Mehrkosten. Idealerweise kann auf bereits Vorhandenes wie z. B. Standausstattung, Marketingmaterial zurückgegriffen werden. Durch regelmässige Abstimmung mit dem gesamten Messeteam sollte die Einhaltung des Budgets gesichert sein.

Wenn Sie frühzeitig mit der Planung beginnen, bleibt Ihnen genügend Zeit, Angebote zu vergleichen und Preise zu verhandeln. Kurzfristige Bestellungen und Änderungen belasten nicht nur Ihre Nerven, sondern auch Ihren Geldbeutel.

Praktischer Helfer: Der AUMA MesseNutzenCheck

Die AUMA (Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V.) bietet vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen ein praktisches und kostenfreies Tool, mit dem Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis ihrer Messebeteiligungen berechnen können.


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