Checkliste Messeplanung

Messestand Konfigurator
Checkliste Messestand planung

Die Teilnahme an Messen ist und bleibt ein wichtiges Marketinginstrument von Unternehmen und Organisationen aller Grössenordnungen. Wie sonst nur selten, treffen in einem begrenzten Zeitraum unterschiedlichste Unternehmen der gleichen Branche auf eine homogene Zielgruppe. Man steht oft nur wenige Meter vom direkten Wettbewerber entfernt und muss sich bemühen, die gleiche Zielgruppe noch überzeugender anzusprechen. 

Messen gehören traditionell zu den klassischen Marketing- und Vertriebsplattformen. Sie dienen dazu, Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens einer massgeschneiderten Zielgruppe vorzustellen und anzubieten. Ein internationaler Messeauftritt hilft Unternehmen dabei, ihre Zielgruppe zu erreichen und wertvolle Leads zu generieren, aus denen sich später potenzielle Kunden entwickeln sollen.

Darüber hinaus bietet das Messe-Marketing eine zusätzliche Informationstiefe für die Interessenten, da sie in diesem kompakten Format kompetente und informierte Ansprechpartner vorfinden. Diese Informationstiefe sorgt dafür, dass die Messe auch in Zeiten des Internet ihre Daseinsberechtigung als Marketinginstrument nicht nur erhält, sondern weiter ausbaut. 

Heute eröffnet die aktuelle vielschichtige Veranstaltungslandschaft für nahezu jede Unternehmensgrösse und für sämtliche Produktsortimente ein passendes Format. Ob Fach- oder Publikumsmesse, ob Kongress oder Tagung – für nahezu jede Zielgruppe findet man heutzutage eine passende Plattform. Ausgewählte Zielgruppen können - wie man es mittlerweile vom Online-Marketing gewohnt ist - noch stärker segmentiert werden. Mit diesen Erkenntnissen können Sie Ihre Messestandsplanung noch individueller gestalten und intensive Gespräche auf dem Messestand vorbereiten. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen im Umfeld einer Messeteilnahme die analoge Welt der Veranstaltung mit der digitalen Welt des Internets verbinden.

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Messen werden auch deshalb weiterhin ein fester Bestandteil des Marketing-Mix jedes Unternehmens sein. Man reduziert die Streuverluste und verfügt über den direkten Kundenkontakt. Mit der Unterstützung einer bewährten Messeplanungscheckliste kann man optimal den Messestand planen. So können sich Neu- und Bestandskunden am Messestand in einem persönlichen Gespräch beraten lassen und ausgiebige Informationen vom Hersteller einholen.

Denn wie bei vielen anderen Marketingmassnahmen funktioniert auch die Teilnahme an einer Messe, die oft eine der grössten Positionen im Marketingbudget eines Unternehmens ist, nur mit einer Messe-Checkliste. Angesichts der Komplexität der Aufgaben, die mit der Durchführung einer Messe verbunden sind, ist die Entwicklung einer Messe-Checkliste für den Aussteller die Grundlage für eine erfolgreiche Teilnahme und damit unerlässlich. 

Strategische Fragen

Eine Checkliste zur Messevorbereitung beinhaltet vor allem strategische Fragen und Komponenten. 

  • Was ist das Ziel der Teilnahme?
  • Welche Botschaft soll vermittelt werden?
  • Wie definiert sich die Zielgruppe?
  • Und was erwartet die Zielgruppe von uns?

Sobald die strategischen Aspekte bei der Messeplanung geklärt sind, muss die Möglichkeit zur strukturierten Erfolgsmessung ausgewählt werden. Bei technischen und statistischen Fragen geht es in erster Linie um die erwartete Besucherdemografie und die Anzahl der Besucher. Genauso wichtig ist es, Ihre Messepräsenz gegenüber dem Wettbewerb zu vergleichenn. Diese Resultate müssen mit Ihren Messezielen abgestimmt werden, um entscheiden zu können, ob es auch die richtigen sind.

Inland, Ausland, Indoor, Outdoor?

Bei der Teilnahme an internationalen Messen gehört es zu den wichtigsten Aspekten auf Ihrer Checkliste, welche Sprachen die Besucher sprechen und was sie benötigen. Danach entscheidet sich die Festlegung der Standbesatzung, die mit der Terminlegung der Messe - aus unterschiedlichsten Gründen wie z.B. Urlaubszeit - kollidieren könnte. 

Einen nicht unerheblichen Einfluss auf die Messestand gestaltung hat die Ausrichtung der Messe. Wenn es sich um eine Indoor-Veranstaltung handelt, sind die Anforderungen an den Messebauer anders als bei einer Outdoor-Variante. Wichtige Punkte bei der Planung des Messeauftritts sind der Standort und der Zugang zur Messe. Sie gehören zwingend auf die Messe-Checkliste, weil diese Parameter großen Einfluss auf die Hotel- und Reiseplanung haben. Deshalb auch schon frühzeitig die Abfrage nach den Hotelkapazitäten durchführen.

Messestand Gestaltung

Die nächsten Punkte der Messe-Checkliste gehören der Planung des Messestandes. Die Zielgruppen müssen über das Messestanddesign massgeschneidert angesprochen werden. Dabei kann zwar nicht alles bis ins letzte Detail vorgeplant werden, weshalb „Mut zur Lücke“ dazugehört. Im Gegensatz dazu müssen jedoch die Kernkompetenzen des Unternehmens herausgearbeitet und glaubhaft vermittelt werden. Dazu gehören Fragen zur Visualisierung und die Vermittlung von Handlungsangeboten. 

Geht es um die Präsentation neuer Produkte oder Dienstleistungen, versteht es sich von selbst, diese auf ihre Wettbewerbsfähigkeit zu untersuchen. Im Zuge der Produkt- und Sortimentsgestaltung gehören sie sauber zugeordnet. Es muss festgelegt werden, wer von der Standbesatzung welche Kunden zu welchen Produkten ansprechen soll und wie neue Kontakte hergestellt werden könnten. 

Festlegen der Projektleitung

In dieser Phase muss abschliessend die Projektleitung festgelegt sowie der Messekoordinator bestimmt werden. Sie sind verantwortlich für die Standleitung sowie die Messeplanung und entwickeln mit dem Team des Messebauunternehmens die Konzeption des Messestandes. Die Standausstattung wird festgelegt und der Auftrag an den Messestandgestalter vergeben. 

Denken Sie also vor der Herstellung  von Grafiken oder der Beleuchtung des Messestanddes an die Erstellung einer professionellen Messeplanungscheckliste. Die Fragen nach der Ausstattung, dem Mobiliar und der Dekoration werden geklärt. Auch die Fragen nach dem Transport, dem Auf- und Abbau des Messestandes mit all seinen Konsequenzen sollten in der Checkliste zum Messeauftritt abgehakt sein.

Ein entscheidendes Kriterium für den Erfolg einer Messebeteiligung ist eine sorgfältige und professionelle Planung. Um eine Messe vorzubereiten, gibt die folgende Checkliste einen übergreifenden Einblick in die notwendigen Aktivitäten vor, während und nach einer Messe.

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Messeauftritt

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Strategische Fragen
  • Was soll das Unternehmen mit der Veranstaltung erreichen?
  • Was ist die zentrale Botschaft, die sich an den Verstand wendet?
  • Welche Erwartungen stellt der Markt an das Unternehmen?
  • Was erwartet der Markt vom Wettbewerb?
  • Wie soll die nachhaltige Positionierung des Unternehmens auf der Messe aussehen?
Die Messe und die Zielgruppen
  • Gebäude, Hallen
  • Fachgebiete
  • Aussteller-, Besucherzahlen
  • Auswertung, Aussteller-, Besucherumfragen
  • Wer besucht die Messe?
    • Wie viele Besucher werden erwartet?
    • Wir gross ist die Anzahl der Teilnehmer?
      • Woher kommen sie?
      • Welche Bedürfnisse haben sie?
      • Welche Sprachen werden gesprochen?
      • Welche Kulturkreise sind vertreten?
Zeitpunkt und Zeitraum
  • Wann findet die Messe statt?
  • Ist der Zeitpunkt festgelegt?
  • Wer konkurriert mit dem Zeitetat des teilnehmenden Unternehmens?
Destination und Location
  • Indoor oder Outdoor?
  • Erreichbarkeit:
    • An- und Abfahrt an einem Tag,?
    • bei jedem Wetter?
  • Passende Hotelkapazitäten?
  • Gibt es im Umfeld weitere Grossveranstaltungen während der Messe?
Anlass
  • Zielgruppen massgeschneidert ansprechen
  • Mut zur Lücke!
Idee
  • Wo liegen die Kernkompetenzen des Unternehmens?
  • Wie lassen sie sich glaubhaft und nachhaltig vermitteln?
  • Was kann visualisiert werden?
  • Welche Handlungsangebote können wie vermittelt werden?
Ziele

Nur wenn die Ziele eindeutig formuliert sind, ist später eine Kontrolle möglich, ob und wie sie erreicht wurden:

  • Präsentation neuer Produkte
  • Konkurrenzfähigkeit
  • Neue Produkte
  • Produkt- und Sortimentgestaltung
  • Pflege bestehender Kontakte
  • Schaffung neuer Kontakte
  • Vertreterbesuche
  • konkrete Verkaufsabschlüsse
Höhepunkte kreieren
  • Welche Einstellungen sollen verstärkt im affektiven (emotionalen )Bereich angesprochen werden?
  • Messe als zentrale Plattform für (Nutzen-)Botschaften nutzen
Hilfsmittel
  • Besucher-, Umsatzstatistiken (Tagesjournal)
  • Gesprächsberichte
  • (Bestell-)Formulare
  • Werbematerial, Prospekte
  • Preislisten
  • Visitenkarten
  • Pressemappe
  • Video-Vorführungen, Animationen,
  • „Briefkasten“
Aufgabenverteilung
  • Einsatz- und Ablösungsplan
  • Empfang
  • Verkauf
  • Beratung
  • Bewirtung
  • Büro, Telefon
Projektleitung
  • Standleitung
  • Konzeption, Briefing
  • Bestimmen des Messekoordinators
  • Anmeldung beim Veranstalter
  • firmeninterne Vorbereitung für:
    • Exponate
    • Prospekte
    • Werbemassnahmen
  • Reiseplanung
  • persönliche Vorbereitung
Detailplanung
  • Standplanung
  • Standbau
  • Standausstattung
  • Auftragsvergabe an Standgestalter
  • Herstellung
  • eventuell Modul-Stand
  • Herstellung, Beschriftungen, Beleuchtung
  • Ausstattung, Mobiliar, Dekoration
  • Auf- und Abbau
  • Ausstattung / Mobiliar
  • Reinigung
  • Standbesetzung
  • Bewachung
  • Transport / Logistik
  • Materialeinlagerung
Infrastruktur
  • Elektrizität / Wasser / Druckluft
  • Telekommunikation
Detaillierte Kostenplanung erstellen:
  • Grundkosten (Standmiete, Energie, Anmeldegebühren)
  • Standbau und -gestaltung (Grafik, Dekoration)
  • Standservice und Kommunikation (Fremdpersonal, Bewirtung, Werbung, Katalog, Telefon, Telefax)
  • Transport (Spedition, Versicherung, Verpackung)
  • Personal- und Reisekosten
  • Messevorbereitung und -nachbereitung
  • Flug, Hotel, Visum, Impfungen
Kontakte
  • Kundenkategorien, VIPs (Ansprechpartner)
  • Kontaktnahme, Besuchsablauf
  • Gesprächsanbahnung, Gesprächsziele
  • Verkaufsargumente
  • Kundenberatung
  • Einwände und Fragen
  • Wünsche, Anregungen, Tipps
  • Reklamationen, Kritik
Angebot
  • Produktesortiment
  • Produktekenntnisse
  • Neuheiten
  • Demonstrationsgeräte, Prototypen
  • Anwendungen, Verwendungszweck
  • Vorteile, Nutzen
  • Lieferzeiten
  • Serviceleistungen
  • Preise, Rabatte
  • Referenzen
    Last Minute
    • Planung überprüfen
    • Sicherheitspaket zusammenstellen
      • Kopien der wichtigsten Unterlagen anfertigen (Aufträge, Bestellungen, Rechnungen)
    • Grafiken
    • Prospekte
    • Geschäftskarten
    • Namensschilder
    • Werbegeschenke
    • Finanzen
    • Formulare (Tagesberichte, Auftragsformulare)
    • Reiseplanung im Unternehmen bekannt geben
    • Standbetrieb vorbereiten (Personal, Bewirtung)

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