Messen erfolgreich planen

Wenn das Marketinginstrument Messe erfolgreich eingesetzt werden soll, muss es als strategische Massnahme und nicht als Einzelveranstaltung in Angriff genommen werden. Das bedeutet auch, dass sich dahinter ein zeitlicher Prozess verbirgt. Wie lange dieser Prozess andauern kann, unterscheidet sich von Branche zu Branche. In der Investitionsgüterindustrie kann sich der Zeitrahmen zwischen einem halben und bis zu drei Jahren bewegen.

Die drei Phasen des Messeprozesses

Umso wichtiger ist es, den Messeprozess in Phasen zu unterteilen. Es gibt den Zeitraum vor der Messe, der sich vor allem mit der Planung des Messestandes und der Vorbereitung beschäftigt. Die Messebeteiligung selbst ist die Phase der Umsetzung, die vor allem durch Präsentationen und Kontaktpflege geprägt ist. Die Phase nach der Messe dient der Nachbereitung und Pflege der gewonnen Kontakte.

Erfahrenen Messemanager wie die Projektleiter bei Expo Display Service sind sich darüber im Klaren, dass die wichtigsten Phasen die Vor- und Nachbereitung der Messen sind. In diesen Zeitabschnitten entscheidet sich, ob die Investition in den Messestand und die Messebeteiligung erfolgreich war, oder das Kosten-/Nutzen-Verhältnis nicht passt.   

Vor der Messe

Entscheidend ist die Zielsetzung, die ein Unternehmen mit der Messebeteiligung verfolgt. Der Vertrieb ist vor dem Hintergrund der strategischen und operativen Zielsetzung dafür verantwortlich, welche Gespräche mit wem geführt werden sollen. Idealerweise konzentriert man sich auf die Entscheider, die man zur Erreichung der Ziele benötigt. Entsprechend müssen diese Zielpersonen vor der Messe besonders aktiv bearbeitet werden. Ein professionelles Lead-Management ist dabei die Voraussetzung, um die geplanten Gespräche auf der Messe durchführen zu können. Wir bei Expo Display Service verfügen über das entsprechende Know-how und können unsere Kunden intensiv bei den Messestand Vorbereitungen unterstützen.

Sie sollten sich die Frage stellen, was mit den Kontakten nach der Messe passieren soll und die Folgemassnahmen schon im Vorfeld der Messe festlegen. Schon bei der Planung sollten Sie berücksichtigen, wer diese Kontakte in welcher Form nachbearbeitet. Aber auch für die Kontaktbearbeitung auf der Messe sollten Sie ein Konzept vorlegen. Werden die Messekontakte als Gesprächsnotiz auf einem vorgefertigten standardisierten Formular erfasst oder empfiehlt sich nicht doch die digitale Variante?

Während der Messe

Ohne eine professionelle und sorgfältige Vorplanung sind Sie letztlich gezwungen, einen Grossteil Ihrer kostbaren Messezeit in die Identifikation und Qualifikation mehr oder weniger bekannter Messebesucher zu investieren. Wertvolle Kontakte entgehen Ihnen und oftmals ist es der direkte Wettbewerber, der davon profitiert. Zumal Ihre Akquisitionsmassnahmen dem potenziellen Besucher entgegen kommen. Schliesslich verplant der auch rund 90 Prozent seiner Messezeit mit der Vorbereitung von Terminen. Mit einer gezielten Ansprache schaffen Sie es auch auf seine Agenda.

 Nach der Messe

Jetzt ist Tempo angesagt. Ihre „warmen“ Kontakte vom Messebesuch müssen zeitnah mit Informationen und zugesagten Unterlagen versorgt werden. Das sind die Mindestanforderungen. Ein persönliches Schreiben, der zugesagte Rückruf oder die Zustellung bestellter Testartikel gehören zu den Basismassnahmen und dienen der Verfestigung des geknüpften Kontaktes.

Messen haben einen hohen Investitionsbedarf. Damit der Nutzen die Kostenseite übertrifft, müssen sämtliche erforderlichen Massnahmen ergriffen werden. Dazu gilt auch die Urlaubssperre im Vertrieb, die für alle drei Messeprozessphasen gilt. Sonst werden die Kontakte wieder kalt und der Wettbewerb gewinnt!


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