Pressearbeit muss proaktiv gestaltet werden, um sich bei den Medien und in der Presse zu etablieren. Journalisten und Redakteure sämtlicher Zielgruppenmedien müssen nachhaltig, kontinuierlich und professionelle informiert werden. Das gilt auch vor, während oder nach einer Messe.
Aktivitäten vor der Messe
Im ersten Schritt werden die relevanten Pressethemen ausgewählt und definiert. Ein kompetenter Ansprechpartner für die Medienvertreter muss festgelegt werden. Von höchster Bedeutung ist die Einrichtung und vor allem Aktualisierung des Presseverteilers.
Zu den Aktivitäten zur Pressebetreuung vor dem Messeerlebnis gehören die Buchung eines Pressefaches, die Entwicklung einer Pressemappe sowie die Einladung der Pressevertreter auf den Stand. Sollte ein Pressekonferenz oder ein Pressegespräch durchgeführt werde, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um in die konkrete Umsetzung dieser Teilveranstaltung einzusteigen.
Aktivitäten während der Messe
Das Pressefach muss regelmäßig mit aktuellen Informationen bestückt werden. Gleichzeitig benötigt die Mannschaft auf dem Messestand eine ausreichende Anzahl an Pressemappen. Die Standbesuche der Medienvertreter sollten sorgfältig geplant und aufeinander abgestimmt werden. Die Informationsunterlagen müssen für die Pressegespräche vorbereitet und griffbereit sein. Sitzmöglichkeiten am Stand sollten frühzeitig reserviert werden. Damit die Journalisten sich Notizen und Stichworte machen können. Die Berichterstattung zur Messe wie beispielsweise Aktivitäten des Wettbewerbers, allgemeine Bewertungen der Messe sollten täglich durchgeführt werden.
Aktivitäten nach der Messe
Im Anschluss an die Messe können weiter Pressemappen versendet und Presseanfragen, die während der Veranstaltung aufgekommen sind, beantwortet werden. Schließlich müssen die neuen und die bestehenden Pressekontakte sorgfältig gepflegt werden.
Die Pressemitteilung
Während Pressemitteilungen immer zu unterschiedlichsten Zwecken (z.B. Organisations- oder Personalveränderungen, besonderes soziales oder kulturelles Engagement, Publizierung von Betriebsergebnissen) verfasst werden, sollte sich die Presseberichterstattung speziell für die Messe inhaltlich auf das Messegeschehen fokussieren.
Es gilt, über die Messebeteiligung zu informieren und damit auch zusätzliche Interessenten zu einem Besuch des Messestandes zu motivieren. Die Aufmerksamkeit der Journalisten sowie der späteren Leser muss geweckt werden und berichten, was den speziellen Messeauftritt zu einem ganz besonderen macht. In der Pressemitteilung sollten Hinweise auf Produktinnovationen oder Programmerweiterungen nicht fehlen.
In der Nachberichterstattung wird über den Messeerfolg, Besonderheiten und über den allgemeinen Eindruck der Messe berichtet.
Die Pressemappe
Eine Pressemappe besteht im Kern aus journalistisch verfassten Texten, die als Grundlage für die Arbeit der Redakteure und Journalisten dienen. Auf Werbeprospekte und Kataloge sollte dringend verzichtet werden.
Beigelegt werden der Pressemappe die aktuellen Pressemitteilungen zum Messe-Auftritt sowie ein Profil mit den wichtigsten Unternehmensdaten (Sitz, Geschäftsführung, Leistungsübersicht, Gründungsjahr etc.). Wichtig ist die Nennung des Ansprechpartners für Presseangelegenheiten am Messestand. Bilder können in digitaler Form per beigelegter CD-ROM oder per Download über einen Weblink bereitgestellt werden.
Ansätze für die Online-Pressearbeit
Die Pressemappe kann auch online im – geschützten - Bereich „Presse“ zur Verfügung gestellt werden. Ein E-Mail-Presseverteiler sowie ein Pressemeldungsarchiv sollte eingerichtet und ein Presse-Ansprechpartner auch auf der Website vorgestellt werden.
Pressemitteilung schreiben
Das Verfassen einer Pressemitteilung ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihr Unternehmen und Ihren Messestand perfekt zu positionieren. Unabhängig davon, ob Sie an einer kleinen oder großen Messe teilnehmen, müssen Sie jedoch darauf achten, dass Sie Ihre Pressemitteilung auch professionell verfassen. Stellen Sie sicher, dass die Mitteilung von Bedeutung ist. Nur wenn es sich um etwas Wichtiges handelt, wird Ihnen das Publikum auf der Messe einen Besuch abstatten. Vermitteln Sie über die reinen Fakten hinaus auch Ihre persönliche Einstellung und Ihren Standpunkt. Damit verleihen Sie der Mitteilung den notwendigen “Spin”, um die Aufmerksamkeit Ihres Lesers zu erregen. Anschließend veröffentlichen Sie Ihre Pressemitteilung, teilen sie über Ihre eigenen sozialen Netzwerke, senden sie an bekannte Blogger und Journalisten aus Ihrem Netzwerk und laden Ihre Kunden dazu ein, Sie bei der Distribution zu unterstützen. Eine gut geschriebene Pressemitteilung ist eine gute Möglichkeit, auf das Design Ihres Messestandes hinzuweisen.
Erzählenswerte Story entwickeln
Eine simple sachliche Pressemitteilung wird Ihre Ansprechpartner nicht fesseln. Solange Sie kein mehrfach ausgezeichnetes Unternehmen oder eine multinationale Marke sind, müssen Sie für Ihre Marke eine individuelle und spannende Story entwickeln. Hier sind einige Ideen, wie Sie Stories zu Ihrer Marke erzählen können:
- Wie, wann und von wem wurde Ihr Unternehmen gegründet?
- Welche Probleme versucht Ihr Unternehmen zu lösen? Gibt es Kunden, die bereits davon außergewöhnlich profitiert haben?
- Haben Sie einen CEO oder Gründer, der auf eine bemerkenswerte Karriere oder Historie zurückblicken kann?
Ihre Story sollte auch aussergewöhnliche Momente der Unternehmensgeschichte festhalten. Beispielsweise, wie Ihr Team bei der Planung und Entwicklung der Messestandideen stets an den Erfolg geglaubt hat und die Messeergebnisse die hohen Erwartungen erfüllt haben.