Gesprächsleitfaden für ein Kundengespräch auf einer Messe

Geben Sie deshalb Ihren Mitarbeitern am Stand einen Gesprächsleitfaden, der ihnen dabei hilft, Kundengespräche effizient nachzubereiten.

Nur geschultes Vertriebspersonal garantiert den Messeerfolg

Messen eignen sich hervorragend, um Kunden zu akquirieren, Stammkunden zu pflegen und Märkte zu erschließen. Damit Aufwand und Nutzen im richtigen Verhältnis stehen, müssen neben der Durchführung auch die Vor- und Nachbereitung stimmen.Branchenmessen eignen sich hervorragend als Vertriebskanal. Nirgendwo sonst treffen Firmen in so konzentrierter Form auf (potenzielle) Kunden. Laut einer Umfrage des Ausstellungs- und Messeausschusses der Deutschen Wirtschaft e.V. (AUMA), erhoffen sich Unternehmen bei ihren Messeauftritten vor allem Vertragsabschlüsse (69 Prozent) und Neukunden (91 Prozent).

Gute Produkte, ein perfekter Messestand und professionelle Werbemittel sind wichtig. Entscheidender für den Messeerfolg ist und bleibt jedoch ein kommunikationsstarkes Standpersonal. Es zahlt sich daher aus, wenn die Vertriebsmitarbeiter – auch die Routiniers – vor jeder Messe sorgfältig auf ihre Aufgaben vorbereitet werden. Zu sehr unterscheidet sich nämlich der normale Vertriebsalltag von der Situation auf Messen. Die Gespräche am Messestand finden oft in stressiger Atmosphäre und einem hektischen Umfeld statt. Und Zeit für ausführliche Erläuterungen hat man meist auch nicht.Wichtig sind die richtige Einstellung und Motivation der Vertriebsmitarbeiter, um die vielen Gespräche erfolgreich zu gestalten. Dafür sind im Vorfeld die Dos und Don'ts bei der Messekommunikation sowie die Tipps und Tricks der Gesprächsführung zu vermitteln. Auch Aktionen und die Verteilung der Aufgaben sowie die Zuständigkeiten sind zu klären. Rituale während der Messe, zum Beispiel das Erstbriefing und die Morgenbriefings sowie die wechselseitige Motivation, tragen ebenfalls zum Erfolg eines Messeauftritts bei.

LEITFADEN ERLEICHTERT GESPRÄCHSABLAUF
Zu empfehlen ist, während der Messe einen Gesprächsleitfaden zu nutzen, der im Vorfeld zu erarbeiten ist. Darin sollte enthalten sein, wie die Mitarbeiter Gespräche eröffnen, Kunden informieren, Produkte präsentieren, ein Angebot erstellen und ein Gespräch erfolgreich abschließen. Das Kundengespräch sollte möglichst interaktiv sein, wobei Kunden den größeren Redeanteil (Faustregel: ca. 70 Prozent) haben sollten. Das aktive Zuhören des Verkäufers zeigt seinem Gegenüber, dass er sich für dessen Situation interessiert. Komplimente, das Hervorheben von Gemeinsamkeiten, Humor und Fragen eignen sich als atmosphärische Eisbrecher.

Zögert ein Kunde, ein Angebot trotz einer überzeugenden Produktpräsentation anzunehmen, sollte der Verkäufer die Angebotsdetails erneut darstellen, nach den Zweifeln, Kriterien und Alternativen des Kunden fragen. Bevor eine Verhandlung endgültig scheitert, kann auch ein neuer Gesprächstermin in naher Zukunft vereinbart werden. Entscheidend ist, darauf zu achten, dass die Gesprächssituation angenehm bleibt und dass keine Ungeduld spürbar wird. Der Kunde sollte jederzeit das Gefühl haben, ernstgenommen und wertgeschätzt zu werden.

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ABSCHLUSSTECHNIKEN PERFEKTIONIEREN
Tatsächlich verhindert die Angst vor dem „Nein“ des Kunden Verkäufer häufig daran, letztlich den Auftrag zu bekommen. Während des Messetrainings gehört es daher unbedingt auf die Agenda, Abschlusstechniken und alternative Methoden, etwa den Test-, Auftrags-, Einladungs-, Sekundär-, Bewilligungs-, Alternativ- und Ultimatum-Abschluss sowie den geführten Abschluss, zu üben.

Die Menge und Qualität der Messeleads und Abschlüsse hängt immer von der Vorbereitung, Qualifizierung und Konsequenz des Standpersonals ab. Beispielsweise sollte der Vertrieb in vorbereiteten Kontaktformularen festhalten, aus welcher Branche der Besucher kommt, welches Potenzial er hat, für welches Produkt er sich interessiert und welches er zurzeit nutzt, ob er ein Angebot oder einen Termin wünscht etc..

Nach der Messe kommt es auf zwei Dinge an: Zum einen sind die Messe-Leads zeitnah und priorisiert zu bearbeiten, um weitere Abschlüsse zu erzielen. Schnelles Bearbeiten schätzen die meisten Kunden, zudem sichert es einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz. Zum anderen sollte überlegt werden, wie der nächste Messeauftritt noch besser laufen kann. Denn auch für Messen gilt in Anlehnung an eine alte Sepp-Herberger-Fußball-Weisheit: Nach der Messe ist vor der Messe.

GESPRÄCHSNOTIZ

• Messe: Medica, Düsseldorf
• Datum: 16. November 2016
• Uhrzeit: von 10.15 h bis 10.30 h

Daten des Besuchers:

• Name: Max Mustermann
• Unternehmen: Krankenhaus Musterstadt
• Funktion: Leiter der Abteilung Notaufnahme
• Abteilung: Notaufnahme
• Anschrift: Musterstraße 12, 12345 Musterstadt
• Telefon: 0123 / 456 789
• Fax: 0123 / 456 7899
• E-Mail: max.mustermann@email.de
• Branche: Medizin / Öffentliche Einrichtung
• Welche Daten und Fakten sind zum Unternehmen bekannt?
  Unsere Hygienekonzepte sind bekannt.
• Welche Verantwortung trägt der Besucher im Unternehmen?
  Entscheider
• Hatte der Besucher in den vergangenen zwei Jahren Kontakt mit Ihrem Unternehmen?
  (Ja / Nein)
• Wodurch ist der Besucher auf Ihr Unternehmen / Ihren Messestand aufmerksam geworden?
  Persönliche Messeeinladung per E-Mail.
• Ist der Besucher bereits Kunde?
  (Ja / Nein)
• An welchen Produkten/Leistungen ist der Besucher interessiert?
  Hygienekonzepte
• Gibt es einen weiteren Kontaktwunsch?
  (Ja / Nein)
• Wenn ja, was wurde vereinbart?
  Kontaktaufnahme durch den Vertrieb nach der Messe.

Besondere Bemerkungen zum Gesprächsverlauf

• Wie ordnen Sie den Kontakt prioritär ein?
  A-Lead
• Welche Zusagen haben Sie gegenüber dem Kunden gemacht?
  Termin mit Außendienst nach der Messe.

Wenn Sie Ihre Messenkontakte mit diesem Gesprächsleitfaden sorgfältig dokumentieren, gehen Ihnen keine Informationen verloren. Damit ist der Grundstein für ein erfolgreiches Kundengespräch auf der Messe gelegt.