Checkliste Messeplanung

aktualisiert am 21. Mai 2024

Messen haben sich als klassische Marketing- und Vertriebsplattformen längst etabliert. Sie dienen dazu, die Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens einem bestimmten Zielpublikum vorzustellen, wobei häufig die Anmietung eines Messestandes zur Verbesserung der Präsentation genutzt wird.

Ansonsten bieten Messen den Besuchern eine Vielzahl von Informationen und ermöglichen den Zugang zu fachkundigen und informierten Kontakten in einem begrenzten Rahmen. Diese Informationsflut erhält und verstärkt die Relevanz der Messe als Marketinginstrument auch im digitalen Zeitalter.

In der heutigen Veranstaltungsszene gibt es eine Vielzahl von Formaten, die sich an Unternehmen aller Größen und Produktbereiche richten. Ob Fachmesse, Publikumsmesse, Kongress oder Konferenz – für nahezu jede Zielgruppe gibt es eine passende Plattform. Ausgewählte Zielgruppen können noch stärker segmentiert werden – so wie wir es heute aus dem Online-Marketing gewohnt sind. Die Ansprache kann individueller gestaltet werden und ermöglicht eine viel intensivere Interaktion.



Messebeteiligungen werden daher auch in Zukunft ein fester Bestandteil im Marketing-Mix von Unternehmen sein. Sie verursachen nur geringe Kommunikationsverluste und ermöglichen eine direkte Ansprache. So können sowohl Neu- als auch Bestandskunden persönlich beraten werden und sich in Gesprächen am Messestand umfassend beim Hersteller informieren.

Wie bei anderen Marketinginitiativen auch, erfordert die Teilnahme an einer Messe, die oft einen beträchtlichen Teil des Marketingbudgets eines Unternehmens ausmacht, eine professionelle Messe-Checkliste, um die Wirksamkeit zu gewährleisten. Angesichts der Komplexität der Aufgaben, die mit einer Messebeteiligung verbunden sind, ist es unerlässlich, einen detaillierten Zeitplan zu erstellen, der die Grundlage für die Messeplanung in den verschiedenen Verantwortungsbereichen darstellt.

Strategische Fragen

An erster Stelle einer Checkliste zur Vorbereitung einer Messe stehen strategische Fragen und Bestandteile. Was ist das Ziel der Messebeteiligung? Welche Botschaft soll transportiert werden? Wie wird die Zielgruppe definiert? Und was erwartet die Zielgruppe? Sind diese Punkte geklärt, müssen die geeigneten Messen strukturiert ausgewählt werden.

Technische und statistische Fragen beschäftigen sich vorwiegend mit der zu erwartenden Besucherdemografie und den Besucherzahlen. Ebenso wichtig ist die Einschätzung des Wettbewerbsumfelds. Dieser Schritt ist in der Checkliste für die Messeplanung entscheidend, denn er ermöglicht es, das Umfeld einzuschätzen und die eigenen Ziele mit dem Wettbewerbsumfeld abzugleichen, um festzustellen, ob die ausgewählte Messe für die eigenen Ziele geeignet ist.

Inland, Ausland, Indoor, Outdoor?

Bei der Teilnahme an internationalen Veranstaltungen ist einer der wichtigsten Punkte auf der Messe-Checkliste, welche Sprachen die Besucher sprechen und welche Bedürfnisse sie haben. Daran schließt sich die Auswahl des Standpersonals an, die aufgrund verschiedener Faktoren, wie geplanter Urlaubsreisen, mit dem Messetermin kollidieren kann.

Der Ort der Messe hat einen großen Einfluss auf das Messestand-Design. Handelt es sich um eine Indoor-Veranstaltung, sind die Anforderungen an den Messebauer andere als bei einer Outdoor-Variante. Wichtige Punkte bei der Planung Ihres Messeauftritts, wie die Lage und Erreichbarkeit der Veranstaltung, gehören ebenfalls auf die Checkliste. Diese Parameter haben großen Einfluss auf die Hotel- und Reiseplanung. Umso wichtiger ist es, sich über die Hotelkapazitäten zu informieren.

Messestandgestaltung

Die nächsten Punkte auf der Checkliste der Messeplanung betreffen die Gestaltung des Messestandes. Nicht alles ist bis ins letzte Detail planbar, daher gehört auch der „Mut zur Lücke“ dazu. Dafür müssen die Kernkompetenzen des Unternehmens identifiziert und glaubwürdig kommuniziert werden. Dazu gehören auch Fragen der Visualisierung und Kommunikation von Leistungsangeboten.

Wenn es darum geht, neue Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren, ist es selbstverständlich, diese auf ihre Wettbewerbsfähigkeit hin zu überprüfen. Sie sollten im Rahmen der Produkt- und Sortimentsgestaltung eindeutig zugeordnet werden. Es muss festgelegt werden, wer vom Standpersonal welche Kunden für welche Produkte ansprechen soll und wie neue Kontakte geknüpft werden können.

Festlegen der Projektleitung

In dieser Phase muss die Projektleitung bestimmt und der Messekoordinator ernannt werden. Seine Aufgabe ist es, das Standmanagement und die Messeplanung zu leiten und gemeinsam mit dem Messebauteam das Standkonzept zu entwickeln. Die Standausstattung wird festgelegt und der Auftrag an den Messebauer vergeben. Im nächsten Schritt wird eine professionelle Messe-Checkliste für die Produktion, Grafik und Beleuchtung des Mietmessestandes erstellt.

Fragen zur Ausstattung, Möblierung und Dekoration werden geklärt. Die Checkliste für die Messeplanung sollte auch Fragen zum Transport sowie zu dem Auf- und Abbau des Messestandes enthalten und alle damit verbundenen Konsequenzen ansprechen. Zur Vorbereitung auf eine Messe gibt die folgende Checkliste einen umfassenden Überblick über die notwendigen Aktivitäten vor, während und nach einer Messe.