Checkliste Messeplanung

Messen gehören traditionell zu den klassischen Marketing- und Vertriebsplattformen. Sie werden genutzt, um Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens einer maßgeschneiderten Zielgruppe vorzustellen und anzubieten.

Zudem bietet die Messe für den Interessenten eine enorme Informationstiefe, da manauf diesem kompakten Format kompetente und informierte Ansprechpartner vorfindet.Diese Informationstiefe sorgt dafür, dass die Messe auch in Zeiten des Internet ihre Daseinsberechtigung als Marketinginstrument nicht nur erhält, sondern weiter ausbaut. Für einen ersten unverbindlichen Designvorschlag rufen Sie uns einfach an unter +49 ( 0) 6227 877-290 oder schicken Sie uns eine e-mail an info@expoexhibitionstands.de

Heute eröffnet die aktuelle vielschichtige Veranstaltungslandschaft für nahezu jede Unternehmensgröße und für sämtliche Produktsortimente ein passendes Format. Ob Fach- oder Publikumsmesse, ob Kongress oder Tagung – für nahezu jede Zielgruppe findet man heutzutage eine passende Plattform. Ausgewählte Zielgruppen können – wie man es aus dem Online-Marketing mittlerweile gewohnt ist - noch stärker segmentiert werden. Die Ansprache kann entsprechend individueller gestaltet werden und ermöglicht eine deutlich intensivere Auseinandersetzung. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen im Umfeld einer Messeteilnahme die analoge Welt der Veranstaltung mit der digitalen Welt des Internets verbinden.



Messebeteiligungen werden also auch in Zukunft ein fester Baustein im Marketingmix der Unternehmen sein. Sie leiden nur geringfügig unter kommunikativen Streuverlusten und bieten den Direktkontakt. So können sich Neu- und Bestandskunden am Messestand in einem persönlichen Gespräch beraten lassen und ausgiebige Informationen vom Hersteller einholen.
Wie viele andere Marketingmaßnahmen funktioniert eine Messeteilnahme, die häufig zu den größten Posten im Marketingbudget eines Unternehmens gehört, nur mit einer professionellen Checkliste. Angesichts der Komplexität der Aufgaben, die mit der Durchführung einer Messeteilnahme verbunden sind, ist die Entwicklung eines detaillierten Ablaufplanesals Grundlage der Messeplanungzu unterschiedlichen Aufgabenbereichen unerlässlich. 

Strategische Fragen

An erster Stelle einerCheckliste zur Vorbereitung einer Messestehen strategische Fragen und Komponenten. Was ist das Ziel der Teilnahme? Welche Botschaft soll vermittelt werden? Wie definiert sich die Zielgruppe? Und was erwartet die Zielgruppe von uns?Sind diese Punkte geklärt, müssen die geeigneten Messen strukturiert ausgewählt werden. Technische und statistische Fragestellungen behandeln in erster Linie die erwartete Besucherdemographie und die Besucheranzahl. Genauso wichtig ist die Beurteilung des Wettbewerbsumfeldes. Diese Ergebnisse gilt es mit den eigenen Zielsetzungen abzustimmen, um zu entscheiden, ob es sich um die passende Messe handelt. 

Inland, Ausland, Indoor, Outdoor?

Bei der Teilnahme an internationalen Messeveranstaltungen gehört es zu den wichtigsten Aspekten auf der Checkliste, welche Sprachen die Besucher sprechen und welchen Bedarf sie haben. Danach entscheidet sich die Festlegung der Standbesatzung, die mit der Terminlegung der Messe - aus unterschiedlichsten Gründen wie z.B. Urlaubszeit - kollidieren könnte.
 
Einen nicht unerheblichen Einfluss auf die Standgestaltung hat die Ausrichtung der Messe. Wenn es sich um eine Indoor-Veranstaltung handelt, sind die Anforderungen an den Messebauer anders als bei einer Outdoor-Variante. Wichtige Punkte beim Planen des Messeauftritts wie Ort und Erreichbarkeit der Veranstaltung gehören ebenfalls in die Checkliste. Diese Parameter haben großen Einfluss auf die Hotel- und Reiseplanung. Umso wichtiger ist die Abfrage der Hotelkapazitäten.

Messestandgestaltung

Die nächsten Punkte der Messe-Checkliste gehören der Planung des Messestandes. Die Zielgruppen müssen über das Messestanddesign maßgeschneidert angesprochen werden. Dabei kann zwar nicht alles bis ins letzte Detail vorgeplant werden, weshalb „Mut zur Lücke“dazugehört. Im Gegensatz dazu müssen jedoch die Kernkompetenzen des Unternehmens herausgearbeitet und glaubhaft vermittelt werden. Dazu gehören Fragen zur Visualisierung und die Vermittlung von Handlungsangeboten.
 
Geht es um die Präsentation neuer Produkte oder Dienstleistungen, versteht es sich von selbst, diese auf ihre Wettbewerbsfähigkeit zu untersuchen. Im Zuge der Produkt- und Sortimentsgestaltung gehören sie sauber zugeordnet. Es muss festgelegt werden, wer von der Standbesatzung welche Kunden zu welchen Produkten ansprechen soll und wie neue Kontakte hergestellt werden könnten.

Festlegen der Projektleitung

In dieser Phase muss abschließend die Projektleitung festgelegt sowie der Messekoordinator bestimmt werden. Sie sind verantwortlich für die Standleitung sowie die Messeplanung und entwickeln mit dem Team des Messebauunternehmens die Konzeption des Messestandes. Die Standausstattung wird festgelegt und der Auftrag an den Messestandgestalter vergeben.
 
Der nächste Schritt sieht eine professionelle Checkliste für die Herstellung, die Grafiken und die Beleuchtung des Messestandes vor. Die Fragen nach der Ausstattung, dem Mobiliar und der Dekoration werden geklärt. Auch die Fragen nach dem Transport, dem Auf- und Abbau des Messestandes mit all seinen Konsequenzen sollten in der Checkliste zum Messeauftritt abgehakt sein.
Um eine Messe vorzubereiten, gibt die folgende Checkliste einen übergreifenden Einblick in die notwendigen Aktivitäten vor, während und nach einer Messe.