Das Budget für die Messebeteiligung ist ein zentraler Bestandteil des Messekonzeptes. Ohne tiefgehende Strategieüberlegungen sollten keine Maßnahmen ergriffen werden. Schließlich sollten zuerst die Rahmenbedingungen sowie die Zielsetzungen für den Messeauftritt festgelegt werden.
Budgetplanung bedeutet Mehrwert
Erkenntnisse aus Praxisstudien weisen nach, dass weniger als 50 Prozent der Aussteller über ein festgelegtes Messebudget verfügen (Quelle: Initiative Messeerfolg). Dabei stellt eine klare Budgetplanung und -kontrolle stets einen echten Mehrwert dar. Der Messeverantwortliche erhält auf diese Weise Klarheit über die Kostenstruktur der Messebeteiligung. Führt man die finanzielle Planung der Messebeteiligung über mehrere Jahre fort, ergibt sich die Möglichkeit zum Budget-Benchmarking. Hierbei können Entwicklungen bei einzelnen Kostenpositionen auf einen Blick nachvollzogen und der Budgetbedarf für die kommenden Messebeteiligungen extrapoliert werden.
Messeauftritt konzipieren
Mit einer realistischen Budgetkalkulation wird ein solides finanzielles Fundament geschaffen. Damit ist von Beginn an eine belastbare Übersicht der anfallenden Kosten erstellt. Auf die Frage, welche Kostenpositionen in eine Budgetplanung einfließen müssen, gibt der MesseNutzenCheck der AUMA eine gute Hilfestellung.
Im ersten Schritt wird der Messeauftritt inklusive der begleitenden Maßnahmen konzipiert werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass es eine Vielzahl an Komponenten zu berücksichtigen sind. Detaillierte Checklisten haben sich als Navigationshilfe bewährt. Sämtliche Maßnahmen sollten in einem Plan zusammengestellt werden. Alle Aufgaben und Milestones werden sogfältig aufgeführt. Die Liste erstreckt sich von der Bestellung der Namensschildchen bis zum Catering. Ein wichtiger Block ist sicherlich die Entwicklung und Realisierung des Messestandes.
So lassen sich die einzelnen Kostenpositionen präzise zusammenstellen und kalkulieren. Grobschätzungen sollten an dieser Stelle vermieden werden. Vielmehr sollten die konkreten Kosten bei den jeweiligen Dienstleistern präzise abgefragt und in der Liste hinterlegt werden. Im Internet lassen sich viele Checklisten zur Messe- und Veranstaltungsplanung finden.
Frühzeitig planen
Wichtiger Hinweis: Wer früh plant, spart Geld. Kurzfristige Änderungen oder Last-Minute-Bestellungen führen zu Mehrkosten. Idealerweise kann auf bereits Vorhandenes wie z. B. Standausstattung, Marketingmaterial zurückgegriffen werden. Durch regelmäßige Abstimmung mit dem gesamten Messeteam sollte die Einhaltung des Budgets gesichert sein.
Wenn Sie frühzeitig mit der Planung beginnen, bleibt Ihnen genügend Zeit, Angebote zu vergleichen und Preise zu verhandeln. Kurzfristige Bestellungen und Änderungen belasten nicht nur Ihre Nerven, sondern auch Ihren Geldbeutel.
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Faktoren, die Ihre Budgetplanung beeinflussen
Die Budgetplanung ist erheblich mehr, als nur das Ausfüllen einer Excel-Tabelle mit Zahlen. Es gibt einigen Faktoren, die besonders zu berücksichtigen sind, da sie sich besonders intensiv auf Ihren Messe-Budgetplan auswirken. Bevor Sie Ihr Budget aufstellen, gilt es folgende Aspekte besonders ins Auge zu fassen.
Das bereitstehende Budget Ihres Unternehmens
Jedes Unternehmen, das an einer Messe teilnehmen möchte, muss einen bestimmten Betrag dafür bereitstellen. Dabei handelt es sich um den wichtigsten Faktor, der bei der Gesamtplanung Ihrer Messe hilft. Ein Aussteller gibt pro Geschäftsjahr einen festgelegten Betrag für das Marketing aus. Dieser Kostenrahmen wird Ihnen helfen, Ihr Budget grob kalkulieren zu können.
Die Messeziele Ihres Unternehmens
Der wichtigste Teil der Finanzplanung für Ihre Messeteilnahmen sind präzise Marketingziele. Sie benötigen eine deutliche Vorstellung davon, was Sie mit Ihrem mobilen Messestand erreichen möchten, um Ihre Investitionen zu optimieren. Denn auch die Anzahl der Zielgruppen, die Sie auf der Messe ansprechen möchten, wird sich auf Ihr Budget auswirken.
Messestanddesign
Nachdem Sie das Budget und die Ziele Ihres Unternehmens für die Teilnahme an einer Messe festgelegt haben, müssen Sie das passende Messebauunternehmen suchen, das Ihnen die optimalen Messestandideen liefert, um den perfekten Stand für die Veranstaltung entwirft. Bevor Sie einen Messestand kaufen, sollten Sie die geschätzten Kosten kennen, um das gesamte Messebudget entsprechend planen zu können. Sie können sich auch für einen Mietmessestand entscheiden, der kostengünstig und gleichzeitig flexibel einsetzbar ist.
Praktischer Helfer: Der AUMA MesseNutzenCheck
Die AUMA (Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V.) bietet vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen ein praktisches und kostenfreies Tool, mit dem Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis ihrer Messebeteiligungen berechnen können.