Die Messeeinladung und das Nachfassen

Die Teilnahme an Messen ist eine strategische Entscheidung für jedes Unternehmen. Deshalb müssen Messen gezielt und präzise geplant werden. Eine erfolgreiche Messeeinladung Strategie und ein strukturiertes Nachfassen nach der Messe spielen heute eine entscheidende Rolle, um aus Messekontakten langfristige Geschäftsmöglichkeiten zu entwickeln.

Gerade in der Phase der Messevorbereitung werden erfahrungsgemäß bis zu 60 Prozent der Erfolgspotentiale verschenkt. Wesentliche Gründe dafür sind: Unklare Messeziele und eine mangelhafte Vorbereitung. Diese Blog-Serie bietet einen Leitfaden, der allen Messeverantwortlichen helfen soll, Messen noch erfolgreicher zu planen, durchzuführen und eine erfolgreiche Nachbereitung umzusetzen. . Besonders beim messeeinladung nachfassen ist es wichtig, bereits vor der Veranstaltung klare Prozesse für die spätere Leadbearbeitung und Kontaktaufnahme festzulegen.

Zentraler Aspekt für eine erfolgreiche Messeteilnahme ist die perfekte Ansprache der eigenen Zielgruppen. Dabei ist zu beachten, dass man die Streuverluste so gering wie möglich hält. Wägen Sie deshalb sorgfältig ab, ob Sie eher auf eine hohe Quantität an Besuchern setzen möchten, oder mehr Qualität erwarten. Dabei handelt es sich eindeutig um eine strategische Entscheidung. Denn je mehr Personen Sie auf dem Messestand besuchen, desto geringer wird die Betreuungsqualität für den Einzelnen.

Unternehmen, die ihre Zielgruppen bereits vor der Messe segmentieren, erzielen oft bessere Ergebnisse bei der Kundenansprache und den anschließenden Nachfassaktionen.

Damit der Messeauftritt ein Erfolg wird und genügend Besucher an den Messestand des Unternehmens kommen, ist es wichtig, bestehenden Kunden eine Messeeinladung zuzusenden. Spätestens zwei Monate vor der Messe sollten Kunden, Interessenten und potentiellen Kunden eine Einladung zur Messe zugesendet werden. Empfehlenswert ist eine zielgruppenspezifische Vorgehensweise bei der Messeeinladung.

Entwickeln Sie eine Hierarchie und kategorisieren Sie die Ansprechpartner nach der möglichen Bedeutung für ihr Unternehmen. Stellen Sie einen VIP-Verteiler der wichtigsten Personen zusammen, die eine hohe Relevanz besitzen. Passen Sie die Einladungstexte der Bedeutung der Ansprechpartner an. VIP-Kunden sollten vielleicht nicht nur über den Email-Verteiler angesprochen werden, sondern eine persönliche Einladung per Post erhalten. Lassen Sie diese Einladungsschreiben individuell gestalten.

Eine personalisierte messeeinladung strategie erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Ansprechpartner auf die Einladung reagieren und später auch einfacher nachgefasst werden können.  Der VIP-Partner soll sich prominent angesprochen fühlen und eine entsprechend hohe Bereitschaft zum Besuch der Messe und Ihres Messestandes entwickeln. Eine professionelle Messeplanung beginnt bereits bei der Gestaltung eines aufmerksamkeitsstarken Messestands und einer gezielten Besucheransprache. 

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Rund einen Monat vor der Messe werden die Zielpersonen nochmals angeschrieben. Dieser Reminder sollte deutlich mehr Verbindlichkeit signalisieren und zu einer Rückmeldung aufrufen. Fragen Sie aktiv nach einer Bestätigung der Einladung nach und verbinden Sie die Zusage mit einem Telefonat, in dem Sie Termin, Zeitpunkt und Treffpunkt mit dem Besucher vereinbaren. Bestätigen Sie den Termin schriftlich und hinterlegen Sie die vereinbarten Daten. Der Besucher kann diese dann in seinem Kalender eintragen. Zu den wichtigsten Messe Follow-up Strategien gehört es außerdem, Gesprächsnotizen und Terminvereinbarungen direkt im CRM-System oder in einer zentralen Kontaktliste zu dokumentieren, um die spätere Nachbereitung effizienter zu gestalten.

Der Einsatz von Gutscheinen zur Verstärkung der Einladung zum Messestand hat sich in der Vergangenheit durchaus bewährt. Mittlerweile bieten viele Messeveranstalter Eintrittsgutscheine für Aussteller an, damit die Leistungsfähigkeit und Attraktivität der Veranstaltung gestärkt wird. Die Zusendung eines derartigen Eintrittsgutscheins erkennt der Adressat als moralische Aufforderung, den Aussteller auf der Messe zu besuchen – Zeit für qualitative Gespräche! Besonders im Rahmen moderner Messe Follow-up Strategien können solche personalisierten Einladungen dabei helfen, spätere Gespräche und Kontaktaufnahmen deutlich erfolgreicher zu gestalten.

Hilfreich sind auch die Werbemittel, die der Messeveranstalter in der Regel kostenfrei zur Verfügung stellt. Je hilfreicher und praktischer diese kleinen Geschenke sind, desto häufiger werden sie auch eingesetzt und stärken damit die Kundenbindung. Idealerweise haben die Werbegeschenke einen Bezug zu Ihrem Unternehmen oder zu dem Produkt, das vorgestellt werden soll. Dabei sollte man sich nicht darauf verlassen, dass die Kunden nach den Messeeinladungen auch zur Messe kommen. Das persönliche Nachfassen bei den Kontakten und das persönliche Einladen zur Messe ist von großer Bedeutung, damit die wichtigsten Kunden nochmals zu einem Standbesuch eingeladen werden. Wichtig ist dabei, die Kontakte zeitnah nach der Messe erneut anzusprechen und relevante Informationen oder Gesprächsinhalte direkt für das spätere Follow-up zu dokumentieren. Anknüpfungspunkte hierfür können z.B. sein:

• eine spezielle Präsentation
• ein Fachvortrag während der Messe
• ein gemeinsames Arbeitsessen mit Lieferanten
• eine Abendveranstaltung
• ein Vertriebspartner-Treffen.

Die telefonische Nachfassaktion

Eine telefonische Nachfassaktion im Anschluss an eine schriftliche Einladung zur Messe erfordert eine sehr sensible Vorgehensweise. Schließlich soll sich der Eingeladene nicht zu sehr unter Druck gesetzt fühlen, sich aber auch gleichzeitig sich dem Gespräch aber auch nicht zu leicht entziehen können.   Gerade beim messe nachfassen ist eine persönliche und gut vorbereitete Kommunikation entscheidend, um das Interesse des Kontakts aufrechtzuerhalten und konkrete Gesprächstermine zu vereinbaren. 

Muster Telefonleitfaden:

1. Einstieg über Zentrale: Guten Tag. Mein Name ist xy von der Firma xy aus Italien. Ich möchte gerne Frau/Herrn xy sprechen.
2. Gespräch mit der Ansprechperson: Guten Tag Herr/Frau xy. . Mein Name ist xy von der Firma xy aus Italien. Wir hatten Sie bereits vor xy Tagen/Wochen
   1. zu einem Arbeitsessen (wichtige Kunden)
   2. zu einem persönlichen Gespräch (Altkunden)
   3. zu einer individuellen Produktpräsentation (Interessenten)
   4. zu einer Produktpräsentation in einem separaten Vorführraum (potentielle Kunden)

während der Messe eingeladen. Da wir gerade unsere Termine planen, möchten wir gerne mit Ihnen einen konkreten Termin abstimmen. Halten Sie wichtige Gesprächsinhalte und Interessen des Kontakts direkt fest, damit spätere Follow-up-Gespräche persönlicher und zielgerichteter geführt werden können. 

Wichtig: Wenn keine Unterlagen vorliegen, sofort nochmals zusenden und auf ein nochmaliges Telefonat in der kommenden Woche verweisen. Wichtig bei der telefonischen Nachfassaktion ist die Verbindlichkeit. Der Ansprechpartner soll merken, dass es Ihnen ernst ist und dass Sie es begrüßen würden, wenn Sie ihn auf der Messe persönlich sprechen könnten.

Versuchen Sie, jedes Telefonat zu nutzen, um weitere weitere Informationen über den Ansprechpartner zu sammeln. Das ist nicht nur hilfreich für das geplante Gespräch auf der Messe, sondern auch im Sinne der Kundenzufriedenheit anschließend wichtig. Eine strukturierte Dokumentation der Gesprächsinhalte erleichtert später nicht nur das persönliche Follow-up, sondern unterstützt auch langfristige Kundenbeziehungen und gezieltere Vertriebsmaßnahmen. 

Insbesondere Fachbesucher informieren sich im Vorfeld über die Medien. Die Messe informiert die Besucher über Messeneuheiten. Wenn Neuheiten präsentiert werden sollen, empfiehlt sich die Information der Messeleitung. Über diese Unternehmen und ihre Neuheiten wird im Vorfeld in den Messepublikationen berichtet. Während einer Messe informieren sich viele Journalisten über die Branche. Umso wichtiger ist die Planung und Umsetzung eines aufmerksamkeitsstarken PR-Konzeptes.

Um die Medien für den eigenen Messestand zu interessieren, empfiehlt sich die Vorstellung einer Produktneuheit. Für Journalisten ist ein neues Produkt der Aufhänger einer Story und damit Grund für einen Messebeuch und den Besuch Ihres Messestandes. Bereiten Sie sich intensiv auf den Besuch vor. . Journalisten fragen häufig sehr intensiv nach und erwarten präzise Rückmeldungen.

Auch nach der Messe ist es wichtig, sich umgehend bei den Medienkontakten zu melden und ihnen zusätzliche Informationen oder Bildmaterial zur Verfügung zu stellen, um die Sichtbarkeit des Unternehmens weiter zu steigern. Berücksichtigen Sie in jedem Fall die Anfragen eines lokalen Journalisten mit höchster Priorität. Die Berichterstattung über Ihren Messestand und das neue Produkt erscheint im Idealfall schon am kommenden Tag in der lokalen Zeitung und wird unter Umständen den einen oder anderen Leser animieren, die Messe und den Messestand zu besuchen, um sich näher über das Produkt zu erkundigen.

Fazit

Eine erfolgreiche Messekommunikation endet nicht mit der Versendung einer Einladung, sondern setzt sich auch nach der Veranstaltung konsequent fort. Eine durchdachte Strategie für messeeinladung nachfassen hilft Unternehmen dabei, Messekontakte gezielt weiterzuentwickeln und langfristige Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Neben einer klaren Zielgruppenansprache spielen dabei persönliche Gespräche, strukturierte Follow-up-Prozesse und eine zeitnahe Kontaktaufnahme eine entscheidende Rolle. Besonders professionelle messeeinladung tipps können dazu beitragen, die Aufmerksamkeit wichtiger Ansprechpartner frühzeitig zu gewinnen und die Erfolgsquote des Messeauftritts nachhaltig zu steigern.

Expo Exhibition Stands unterstützt Unternehmen mit individuellen Messebau lösungen und langjähriger Erfahrung dabei, Messeauftritte professionell zu planen und Besucher gezielt anzusprechen.

Häufig gestellte Fragen zur Messeeinladung und zum Nachfassen

1. Wann sollten Einladungen zu Messen verschickt werden?

Idealerweise sollten Einladungen zu Messen mindestens zwei Monate vor der Veranstaltung verschickt werden. Eine Erinnerung etwa vier Wochen vor der Messe kann dazu beitragen, das Engagement zu steigern und die Besucher dazu zu bewegen, Termine zu bestätigen. Personalisierte Einladungen für wichtige Kontakte sind oft wirkungsvoller als allgemeine Mitteilungen.

2. Welche Informationen sollte eine Messeeinladung enthalten?

Eine professionelle Messeeinladung sollte wichtige Veranstaltungsdetails wie Veranstaltungsort, Messetermine, Anzahl der Aussteller und Besucher sowie geplante Aktivitäten wie Produktvorführungen oder Präsentationen enthalten. Durch die Angabe persönlicher Kontaktdaten, Eintrittsgutscheine oder vorgeschlagener Termine für Treffen kann die Einladung zudem ansprechender und relevanter gestaltet werden.

3. Welche Rolle spielen Nachfassstrategien nach einer Messe?

Strukturierte Nachfassstrategien helfen Unternehmen dabei, Messekontakte effektiver zu organisieren und zu verwalten. Dazu können Nachfassanrufe, personalisierte E-Mails, die Erfassung in CRM-Systemen und die Weitergabe relevanter Informationen auf Grundlage der Besucherinteressen gehören. Eine schnelle und professionelle Kommunikation kann die Konversionsraten von Kontakten nach der Messe erheblich verbessern.

4. Wie können Unternehmen langfristige Beziehungen zu ihren Messekontakten pflegen?

Unternehmen können langfristige Beziehungen zu ihren Messekontakten pflegen, indem sie wichtige Gesprächspunkte, Kundeninteressen und konkrete Anforderungen für die zukünftige Kommunikation dokumentieren. Eine konsequente Nachverfolgung, eine personalisierte Kommunikation und relevante Informationen tragen dazu bei, das Vertrauen zu stärken und die Geschäftsbeziehungen langfristig zu pflegen.

5. Wie können Aussteller ihre Messeeinladungen personalisieren?

Personalisierte Messeeinladungen sind wirkungsvoller als allgemeine Nachrichten, da sie auf die spezifischen Interessen, geschäftlichen Bedürfnisse oder früheren Kontakte des Empfängers mit Ihrem Unternehmen eingehen. Durch die individuelle Anpassung des Einladungsinhalts und die Hervorhebung relevanter Produkte, Vorführungen oder Termine lassen sich die Rücklauf- und Besucherquoten deutlich steigern.

6. Steigern Freikarten die Besucherzahlen auf Messen?

Ja, Freikarten können mehr Besucher dazu bewegen, Ihren Stand zu besuchen. Viele Empfänger betrachten Freikarten als zusätzlichen Vorteil und besuchen eher den Aussteller, der sie zur Verfügung gestellt hat. Sie können auch als wirksamer Anreiz dienen, um vorab vereinbarte Termine zu vereinbaren.

7. Wie sollten Aussteller mit Interessenten umgehen, die nicht an der Messe teilnehmen können?

Wenn ein Interessent nicht an der Veranstaltung teilnehmen kann, sollten Aussteller die Gelegenheit nutzen, um ein Folgetreffen nach der Messe zu vereinbaren. Ein Telefonat, ein virtuelles Treffen oder ein persönlicher Termin können dazu beitragen, das Gespräch fortzusetzen und sicherzustellen, dass potenzielle Geschäftsmöglichkeiten nicht verloren gehen.

8. Welche Kanäle können für Messeeinladungen genutzt werden?

Aussteller können verschiedene Kanäle nutzen, darunter E-Mail-Kampagnen, Direktwerbung, Telefonanrufe, soziale Medien, Unternehmenswebsites, Newsletter und die persönliche Ansprache durch Vertriebsteams. Die Kombination mehrerer Kommunikationsmethoden erhöht oft die Sichtbarkeit und verbessert die Wahrscheinlichkeit, dass Besucher bereits vor der Veranstaltung mit dem Unternehmen in Kontakt treten.