Wie viele Aufgaben und Abstimmungen sind eigentlich bei einem Messebau zu vergeben? Darauf gibt es nur zwei Antworten: „Es hängt davon ab…“ sowie „Jede Menge…“! Vor allem auf der Kundenseite, die einen neuen Messestand benötigt, gibt es enormen Abstimmungsbedarf:
- Die Entscheidung, auf einer Messe auszustellen
- Messestand kaufen oder mieten
- Mobiler Messestand oder Systemmessestand
- Standplatz und Größe
- Auswahl von Produkten zur Präsentation
- Messestandideen
- Kampagnenmotiv
Sie können sich sicherlich vorstellen, dass es auf der Seite eines Messebauunternehmens in Deutschland nicht besser aussieht. Man muss sich an den Zielen des Kunden orientieren. Deshalb arbeitet ein Team bei Messebauunternehmen an der Beschaffung von Materialien, integriert neue Konzepte, entwickelt und druckt neue Grafiken und stellt Empfehlungen zur Diskussion, welche Produkte vorgestellt werden sollen. Und der Messetermin kennt keine Gnade.
Um im Plan zu bleiben und das gemeinsame Ziel nicht aus den Augen zu verlieren, kommt man um die Entwicklung und Abstimmung eines detaillierten Zeitplans nicht herum. Dabei ist es unabhängig davon, ob Sie sich gerade mit einem neuen Messebau beschäftigen oder die Grafiken an einem bestehenden Messestanddesign auffrischen – wenn man sich an einem gemeinsam entwickelten Zeitplan orientiert, reduziert sich das Risiko und bietet sämtlichen Beteiligten Sicherheit.
Ein guter Zeitplan funktioniert wie folgt:
- Sämtliche kritischen Prozesse werden aufgelistet, insbesondere diejenigen, die eine Genehmigung erfordern
- Für jeden Teilauftrag wird der Verantwortliche zusammen mit dem Fälligkeitsdatum genannt
- Die Termine auf dem Zeitplan verdeutlichen, dass sie sorgfältig eingehalten werden müssen
- Regelmäßige Prüfung und Reminder zu wichtigen Prozessschritten
Die Vorteile eines sorgfältig geführten Zeitplans zeigen sich in einer präzise durchgeführten Projektarbeit, einer termingerechten Lieferung und im Profit des Kunden. Das muss das Ergebnis einer erfolgreichen Messeteilnahme sein.
Vier wichtige Gründe für einen Messezeitplan
Zeit ist ein wertvolles Gut. Deshalb sollte man auch sehr sensibel mit ihr umgehen. Ein erfahrenes Messebauunternehmen in Deutschland ist sich darüber bewusst, dass ein realistischer Zeitplan von entscheidender Bedeutung für ein erfolgreiches Projekt ist.
1) Die Belohnung erhalten
Ein Messebauunternehmen kennt die meisten Messen, an denen seine Kunden regelmäßig teilnehmen. Sobald der Messebauer weiß, auf welcher Messer der Kunde ausstellen möchte, kann er seine Ressourcen einplanen. Das eröffnet dem Kunden die Option, das perfekte Ergebnis zu erzielen.
2) Verantwortung übernehmen
Bei Zeitplänen geht es nicht allein um die Organisation der Zeit. Vielmehr geht es um die Zuordnung von Verantwortlichkeiten zu den einzelnen Aufgaben. Das ist eine enorm wichtige Komponente und hängt von einer guten Kommunikation ab. Die Verantwortlichkeiten des Kunden sind ebenfalls Teil des Zeitplans. So wird gewährleistet, dass jeder im Projektteam seine Aufgaben kennt und zum richtigen Zeitpunkt liefert.
3) Stress und Fehler reduzieren
Menschen machen Fehler. Das gilt für jede Branche. Wenn die Zeit knapp wird, steigt die Belastung und das führt häufig zu Fehlern. Einen komfortablen Zeitplan zu erstellen und sich daran zu orientieren, stellt sicher, dass mögliche Fehler identifiziert und behoben werden können, ohne dass sie sich zu einem ernsthaften Problem entwickeln. Das gewährleistet eine pünktliche und zuverlässige Anlieferung zum vereinbarten Zeitpunkt.
4) Das Leben ist ewiges Lernen
Jeder sollte aus seinen Fehlern lernen und dabei Wege finden, noch bessere Ergebnisse zu erzielen. Durch ständiges Hinzulernen werden Prozessschritte optimiert, die Rentabilität gesteigert und alle Beteiligten machen täglich neue Erfahrungen.
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