Checkliste der Kommunikationsmaßnahmen zur Messebeteiligung

Um die Planung zu erleichtern, haben wir eine beispielhafte Messekommunikation Checkliste für die begleitenden Kommunikationsmaßnahmen entwickelt die natürlich von Unternehmen zu Unternehmen individuell angepasst, terminiert und um die Verantwortlichkeiten ergänzt werden muss.

Nichts ist ineffizienter auf einer Messe als Zufall und Hoffnung. Mit einer gezielten Kundeneinladung im Rahmen der Kommunikationsmaßnahmen stellen Messeaussteller jedoch sicher, dass sie die „richtigen“ Besucher an ihrem Stand begrüßen können. Zwar investieren die Messegesellschaften einen großen Teil ihres Budgets in die Bewerbung der Veranstaltung und bemühen sich, eine große Anzahl von Fachbesuchern für die Messe zu gewinnen. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass diese Besucher mit allen relevanten Ausstellern kommunizieren. Eine klare Kommunikationsstrategie hilft dabei, Streuverluste zu reduzieren und relevante Zielgruppen bereits vor der Messe gezielt anzusprechen.

Ihre Kommunikationsmaßnahmen sollten die drei Hauptphasen vor, während und nach der Messe berücksichtigen. Innerhalb dieser drei Phasen gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Zugang zu Ihren Zielgruppen zu erreichen und andere Kommunikationsmaßnahmen durchzuführen, von denen einige für alle Segmente der Zielgruppen gelten.

Kundeneinladungen – ein fester Bestandteil der Messecheckliste

Gerade bei Großmessen ist es deshalb wichtig, dass sich Aussteller aktiv an der Vermarktung ihrer Präsenz beteiligen. Sie müssen potentielle Besucher im Vorfeld darauf aufmerksam machen, dass sie auf der Messe ausstellen und sie ermutigen, ihren Stand zu besuchen.

Besuchermarketing vor der Messe – wichtige Kommunikationsmaßnahmen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, bestehende Kunden und potenzielle Kunden darauf aufmerksam zu machen, dass Sie eine Messebeteiligung durchführen. Dazu gehören unter anderem folgende Kommunikationsmaßnahmen:

Kommunikationsmaßnahmen:

• Besuchereinladungen
• Bekanntgabe Ihrer Präsenz auf einer Website
• Ankündigung Ihres Messeauftritts in der täglichen Kommunikation (E-Mails, Rechnungen, Zitate …)
• Persönliche Einladungen durch Außendienst, Kundendienst, Vertriebspartner
• Kommunikation Ihres Messeauftritts über die Presse
• Anzeigen in Fachmedien, Online-Medien, Newslettern oder auf der Messe-Website
• Eintrag in die Datenbank der Aussteller
• Sozialen Medien

Laut einer Studie des AUMA ist – neben den bestehenden und potenziellen Geschäftsbeziehungen (42% und 30%) – die Kundeneinladung des Ausstellers (24%) ein guter Anreiz, einen Stand auf einer Messe zu besuchen.
Warum sind Kundeneinladungen so wichtig?
Die Besucherzeit auf einer Messe ist begrenzt. Mehr als 80% der Fachbesucher planen ihren Besuch vorab und vereinbaren vor Messebeginn Termine für wichtige Gespräche. Mit einer gezielten Einladung können die Aussteller sicherstellen, dass sie auf dem Radar des Besuchers sind und in seine persönliche Besuchsliste aufgenommen werden.

Deshalb sollten Einladungen möglichst frühzeitig versendet und inhaltlich auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt werden, um die Relevanz des Messeauftritts klar zu kommunizieren. 

Wie planen Sie eine Einladungsaktion richtig und wann?

Die wichtigste Regel zuerst: Frühzeitige Planung zahlt sich aus. Das Aktualisieren und Hinzufügen von Adressdetails ist zeitaufwändig, aber unerlässlich. Schließlich steht eine strukturierte Kommunikation mit den Besuchern an oberster Stelle 

Bei der Zusendung von Kundeneinladungen muss berücksichtigt werden, dass Führungskräfte und Gäste, die viel reisen, mehr Zeit benötigen, um ihre Termine zu vereinbaren. Sie sollten auch Feiertage und Ferien beachten. Besonders bei internationalen Fachbesuchern empfiehlt es sich, Einladungen und Terminabstimmungen mit ausreichend Vorlauf zu planen, um die Teilnahme frühzeitig abzusichern. 

Sie sollten auch zu einem frühen Zeitpunkt interne Organisationsprozesse definieren: An wen richten sich die Antworten? Wer koordiniert die Termine und wie? Klare Zuständigkeiten innerhalb des Teams helfen dabei, Besucheranfragen schneller zu bearbeiten und Terminüberschneidungen während der Messe zu vermeiden.  Sind die Verkaufsmitarbeiter informiert und können sie angemessen reagieren, wenn sie von interessierten Besuchern angesprochen werden?

Vom Ansatz bis zum Dankesbrief

Darüber hinaus kann zwei bis drei Monate vorher das Versenden informationsrelevanter Mailings zur Messe sinnvoll sein. Bannerplatzierungen können in Industrieportalen erfolgen und Inserate in den Kommunikationsmitteln des Messeveranstalters geschaltet werden. Es kann auch sinnvoll sein, während der Messe Gewinnspiele durchzuführen, Promotionmaßnahmen auf dem Messegelände durchzuführen oder Giveaways an Besucher zu verteilen. Andere Maßnahmen richten sich nur an spezielle, ausgewählte Besucher.

Diese erhalten ihre persönlichen Einladungen ein bis zwei Monate vor der Messe mit Eintrittskartengutscheinen, werden zu einer Kundenveranstaltung oder Pressekonferenz während der Messe eingeladen und erhalten anschließend den persönlichen Dankesbrief. Personalisierte Kommunikationsmaßnahmen sorgen dafür, dass sich Besucher gezielt angesprochen fühlen und erhöhen gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit für nachhaltige Geschäftskontakte nach der Messe. 

Es gibt keine festen Regeln für das beste und richtige Timing. Jede Branche hat ihre eigene Herangehensweise, das gilt auch für Kommunikations- und Werbemaßnahmen. Erarbeiten Sie zusammen mit Ihrer Vertriebsabteilung einen verbindlichen Zeitplan für alle Aktivitäten, insbesondere für die Phase nach der Messe.

Bei der Planung Ihrer Kommunikation sollten Sie berücksichtigen, dass Ihr Unternehmen und Ihre Marke selbst bei dem kurzen Messeverlauf sehr stark und direkt wahrgenommen werden. Sie können diese Markenerfahrung erweitern und die fokussierte Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppen aufrechterhalten, indem Sie Kommunikationsmaßnahmen wie Mailings, Social-Media-Beiträge, Online-Artikel und persönlichen Kontakt systematisch durchführen.

Kommunikations- und Besuchermarketingmaßnahmen

Ihnen stehen zahlreiche Maßnahmen für das Besuchermarketing zur Verfügung. Dazu gehören die klassischen Anzeigenplatzierungen in der Fachpresse sowie Katalog- und Online-Inserate bei der Messegesellschaft. Die zahlreichen Werbeservices des Messeveranstalters sollten ebenfalls in Anspruch genommen werden. Sie können auf Ihrer Homepage, in Ihrer Telefonwarteschleife, in E-Mail-Signaturen und natürlich auch über passende Inhalte auf Ihrer Homepage auf die Messe verweisen. Prospekt- und Broschürenmaterial sowie Give-Aways sind klassische Instrumente des Besuchermarketings.

Sie haben die Möglichkeit, an Vorträgen, Sonderschauen, Designwettbewerben oder Innovationsforen teilnehmen, die vom Messeveranstalter gesponsert werden. Sie können Veranstaltungen am Messestand und außerhalb des Messegeländes durchführen. Besonders wichtigen Kunden empfiehlt es sich, Eintrittskartengutscheine zur Verfügung zu stellen und diese im Rahmen eines VIP-Programms, das Hotelbuchung, Shuttle-Service, Restaurantreservierungen umfasst, betreuen. Gerade bei wichtigen Geschäftskontakten kann eine persönliche Betreuung vor und während der Messe entscheidend dazu beitragen, langfristige Kundenbeziehungen zu stärken. 

Um Ihnen die Planung zu erleichtern haben wir eine beispielhafte Checkliste für die Kommunikationsmaßnahmen vor dem Messebesuch entwickelt , die natürlich von Unternehmen zu Unternehmen individuell angepasst, terminiert und um die Verantwortlichkeiten ergänzt werden muss.

Maßnahmen vor der Messe

• Ankündigung der Messe
• Einladung (Brief, E-Mail, persönlich)
• Gutscheine für Eintrittskarten
• Werbekampagnen schalten
• Radio/TV-Spot
• Beilagen in Tageszeitungen
• Briefaufkleber
• Plakatwerbung
• Eintrag im Aussteller-Verzeichnis
• Hinweis auf Homepage
• Persönlicher Hinweis durch Mitarbeitende
• Persönliche Einladung für VIP-Events

Kommunikation

• Werbung / Mediaplanung
• Drucksachen / Print
• Public Relations / Medien / Social Media
• flankierende Maßnahmen

Maßnahmen während der Messe

• Werbefläche auf dem Messegelände
• Imageprospekt verteilen (Erlaubnis?)
• Spezieller Messeprospekt
• Give-Aways
• Tragetaschen
• Prospektmaterial

Maßnahmen nach der Messe

• Nachfass-Mailings
• Terminvereinbarung
• Werbekampagne
• PR-Artikel (nachfassen)
• Dankesbrief für Messebesuch