Messeplanung - Checkliste Ablauforganisation / Administration

Auch im Zeitalter des Internets hat das Marketing-Instrument der Messe nicht an Bedeutung verloren. Im Gegenteil: Diese Plattform erlebt geradezu in Kombination mit den Möglichkeiten der Online-Medien eine echte Renaissance. So, wie das Online-Marketing die Zielgruppen immer stärker kategorisiert werden, setzen auch die Veranstaltungsformate der Messen immer mehr auf Individualität.

Leitung

Der erste Schritt im Messeplaner ist die Vergabe von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Entscheider müssen ausgewählt und mit Verantwortlichkeiten ausgestattet werden.

• Projektleitung
• Standleitung

Organisation

Anschließend geht es im Messeplaner um die primären organisatorischen Fragen. Sie benötigen präzise Kostenvoranschläge, um den Budgetrahmen nicht aus den Augen zu verlieren. Bedenken Sie, dass die Summe aller Einzelpositionen häufig die finanziellen Rahmenbedingungen des Unternehmens sprengen können und so dafür sorgen, dass die Ausstellung zum Verlustgeschäft wird. Umso wichtiger ist eine möglichst genaue Messeplanung.

• Angebot einholen
• Auftragsvergaben
• Hotelreservationen
• Einladungen
• Parkplätze
• Gäste / VIPs

Finanzen

Eine Messebeteiligung muss sich für das Unternehmen lohnen. Deshalb ist eine Kalkulation der Kosten unumgänglich. Ziel dieser Maßnahme muss sein, dass das Unternehmen davon profitiert. Ohne eine detaillierte Messeplanung ist das nahezu unmöglich.

• Budget
• Buchführung/Abrechnung

Standbau

Die Entwicklung, das Design und die Erstellung des Messestandes ist die zentrale Herausforderung für die Messeteilnahme. Eine professionelle Selbstdarstellung auf dem Messeplatz funktioniert nur mit einem ebenso professionellen, kreativen und erfahrenen Messebauunternehmen. Recherchieren Sie sorgfältig den Markt und entscheiden Sie sich für ein Unternehmen, das Ihren Anforderungen entspricht. Gehen Sie keine Kompromisse ein, denn an dieser Stelle trennen sich Erfolg und Misserfolg. Übermitteln Sie dem Unternehmen Ihrer Wahl Ihre individuelle Messeplanung, damit sich das Unternehmen darauf einstellen kann. 

• Design/Materialisierung
• Auf- und Rückbau
• Ausstattung Exponate
• Ausstattung Mobiliar
• Installationen
• Reinigung

Angebote

Im Zuge der Konzeptionierung der Messeteilnahme haben Sie klare Zielsetzungen in Ihrer Messeplanung vereinbart. Möchten Sie die Anzahl der Gäste oder die Qualität der Besucher erhöhen? Nachdem Sie diese strategische Entscheidung getroffen und in die Messeplanungs-Checkliste übernommen haben, können Sie sich um die Auswahl der Angebote für die Besucher kümmern.

• Give-Aways
• Gastronomie
• Events
• Verkaufsförderungen
• Verkaufshilfsmittel
• Sonderanfertigungen

Personal

Zu den wichtigsten Entscheidungen, die man im Rahmen des Messeplanungsablaufs treffen muss, gehört die Auswahl der Messestandbesetzung. Die Mannschaft muss perfekt vorbereitet sein, die Aufgabenverteilung geklärt und die Marketingbotschaften verinnerlicht sein. 

• Standeinteilung
• Schulung
• Briefing
• Hotel / Verpflegung

Backoffice

Eine Position, die bei der Messeplanung häufig und gern vergessen wird, ist das Backoffice, das sich um die Administration sämtlicher Vorgänge rund um die Messebeteiligung kümmern muss. Hier werden die Terminplanungen, die Einladungen, die Kontaktbesuche und alle anderen Vorgänge geplant und festgehalten.

• Sekretariat
• Versand Dokumentationen
• Meetings
• Büromaterial

Checkliste für Budget und Messekosten

Sämtliche Kostenpositionen müssen sorgfältig in die Messeplanungs-Checkliste einfließen. Nur so ist eine abschließende und umfassende Rechnungsaufstellung möglich, die analysiert, ob die Messeteilnahme sich für das Unternehmen gelohnt hat und die Investitionen sich auszahlen. 

• Grundkosten
• Standmiete
• Gebühren
• Planungskosten
• Agenturhonorare

Kosten für Standbau und Ausstattung

Der Standbau ist die größte Kostenposition in der Messeplanung. Umso wichtiger ist eine präzise Kostenplanung, um das Budget nicht aus den Augen zu verlieren. Lassen Sie sich von Ihrem Messebauunternehmen ein detailliertes Angebot zukommen und diskutieren Sie die einzelnen Positionen nochmals ganz genau mit dem projektverantwortlichen auf der Messebauseite.

• Standgestaltung (Beschriftungen)
• Montage (Auf- und Abbau)
• Standausstattung Exponate
• Standausstattung Mobiliar, Displays
• Beleuchtung
• IT-Infrastruktur

Verpflegung am Messestand

Food and Beverage am Messestand sollten mit Augenmaß in die Messeplanung einkalkuliert werden. Bedenken Sie, dass es peinlich werden könnte, wenn Sie zum Ende der Messeveranstaltung Schwierigkeiten bekommen, Ihre Gäste zu bewirten. Ein professioneller Messeservice Ihres Dienstleisters kann Sie vor diesen peinlichen Situationen bewahren, wenn er oder ein Kooperationspartner ein Büro oder eine Niederlassung in strategisch günstiger Nähe zum Messestandort hat. 

• Catering
• Getränke

Personalkosten

Die Kosten für das Standpersonal sind nicht zu unterschätzen. Bedenken Sie auch, dass die Mannschaft professionell auf ihren Einsatz auf der Messe vorbereitet werden muss. Kalkulieren Sie auch Kosten für externe Trainer oder Experten mit ein. Die Qualität des Standpersonals entscheidet über Erfolg oder Misserfolg der Messebeteiligung.

• Übernachtung und Spesen
• Verpflegung außerhalb der Messe
• Schulung und Training
• Aushilfen / Hostessen

Transport, Handling, diverse

Professionelle Dienstleister unter den Messbauunternehmen bieten häufig Packages rund um die Messeservices an – ein positiver Effekt in Richtung Planungssicherheit. Fragen Sie Ihren Dienstleister, ob er derartige Servicepakete im Angebot hat und checken Sie diese ganz geau.

• Auf- und Abbau Messestand und Exponate
• Transport und Versicherungen
• Reservebetrag

Fazit: Je genauer Sie Ihre Messeteilnahme und die Ausstellung planen, umso präziser können Sie im Nachgang eine Bewertung vornehmen. Wurde das Budget aus der Messeplanung eingehalten? Haben die Messestandideen gegriffen? Konnte die angepeilte Anzahl an Leads erreicht werden? Und hat sich die Investition ausgezahlt? Wenn die Planung und die Budgetberechnung präzise formuliert wurden, können Sie ene jetzt eine objektive Auswertung vornehmen.