Gesprächsleitfaden für ein Kundengespräch auf einer Messe

Auf die Erwartungen der Besucher einzugehen, ist jedoch ein sehr wichtiger Aspekt einer erfolgreichen Messebeteiligung. Aspekt einer Messeteilnahme. Ihre Mitarbeiter auf Gespräche vorzubereiten, um wichtige Informationen zu erlangen, kann eine lukrative Maßnahme für Ihr Unternehmen sein. In addition, professional communication helps attract and engage a large number of visitors successfully. However, the exhibitor’s ultimate goal is to convert contacts into leads. 

Wie bei jeder Planung erfordert auch die Strategie der Besucherbetreuung eine umfassende Vorbereitung. Messegespräche stehen unter hohem Zeitdruck. Man verfügt nur über wenig Zeit, um den Kunden zu begeistern. Umso wichtiger ist es, vor der Messe zu wissen, wie ein potenzieller Kunde oder Besucher am Messestand möglichst effektiv angesprochen werden kann, um anschließend der Kontakt weiter zu qualifizieren.

Ein Gesprächsleitfaden ist ein hilfreiches Instrument, um ein Gespräch von Anfang an zu strukturieren und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Vorbereitung vor der Messe

1. Messeziele und Zielgruppen definieren

Bereits vor der Messe sollten klare Ziele für die Teilnahme festgelegt werden. Unternehmen sollten definieren, ob der Fokus auf Neukundengewinnung, Kundenpflege, Produktpräsentationen oder Vertragsabschlüssen liegt. Ebenso wichtig ist die Identifikation der relevanten Zielgruppen, um die Kommunikation und die Aktivitäten auf dem Messestand gezielt darauf auszurichten.

2. Kunden und Interessenten frühzeitig einladen

Ein erfolgreicher Messeauftritt beginnt oft bereits Wochen vor Veranstaltungsbeginn. Bestehende Kunden, Interessenten und Geschäftspartner sollten frühzeitig über die Messeteilnahme informiert und zu Gesprächen am Messestand eingeladen werden. Terminvereinbarungen im Vorfeld erhöhen die Wahrscheinlichkeit qualifizierter Kontakte während der Veranstaltung.

3. Messestand und Kommunikationsmaterialien vorbereiten

Neben der Standgestaltung sollten auch Broschüren, Produktinformationen, Präsentationen und digitale Inhalte rechtzeitig erstellt und geprüft werden. Einheitliche Botschaften und aktuelle Informationen erleichtern die Kommunikation mit Besuchern und sorgen für einen professionellen Auftritt. Besonders bei Unternehmen, die auf individuelle Messestände setzen, ist eine frühzeitige Abstimmung aller Kommunikationsmaßnahmen wichtig.

4. Nur geschultes Vertriebspersonal garantiert den Messeerfolg

Messen eignen sich hervorragend, um Kunden zu akquirieren, Stammkunden zu pflegen und Märkte zu erschließen. Damit Aufwand und Nutzen im richtigen Verhältnis stehen, müssen neben der Durchführung auch die Vor- und Nachbereitung stimmen.Branchenmessen eignen sich hervorragend als Vertriebskanal. Nirgendwo sonst treffen Firmen in so konzentrierter Form auf (potenzielle) Kunden. Laut einer Umfrage des Ausstellungs- und Messeausschusses der Deutschen Wirtschaft e.V. (AUMA), erhoffen sich Unternehmen bei ihren Messeauftritten vor allem Vertragsabschlüsse (69 Prozent) und Neukunden (91 Prozent).

Gute Produkte, ein perfekter Messestand und professionelle Werbemittel sind wichtig. Entscheidender für den Messeerfolg ist und bleibt jedoch ein kommunikationsstarkes Standpersonal. Es zahlt sich daher aus, wenn die Vertriebsmitarbeiter – auch die Routiniers – vor jeder Messe sorgfältig auf ihre Aufgaben vorbereitet werden. Zu sehr unterscheidet sich nämlich der normale Vertriebsalltag von der Situation auf Messen. Die Gespräche am Messestand finden oft in stressiger Atmosphäre und einem hektischen Umfeld statt. Und Zeit für ausführliche Erläuterungen hat man meist auch nicht.Wichtig sind die richtige Einstellung und Motivation der Vertriebsmitarbeiter, um die vielen Gespräche erfolgreich zu gestalten.

Dafür sind im Vorfeld die Dos und Don’ts bei der Messekommunikation sowie die Tipps und Tricks der Gesprächsführung zu vermitteln. Auch Aktionen und die Verteilung der Aufgaben sowie die Zuständigkeiten sind zu klären. Rituale während der Messe, zum Beispiel das Erstbriefing und die Morgenbriefings sowie die wechselseitige Motivation, tragen ebenfalls zum Erfolg eines Messeauftritts bei.

Gespräche am Messestand

1. Non-verbale Kommunikation

Das Kommunikationsverhalten des Standpersonals ist entscheidend für den Erfolg der Messebeteiligung. Eine zentrale Grundregel: sich stets dem Publikum zuwenden. Wird Besuchern der Rücken zugekehrt, entsteht schnell der Eindruck von Ablehnung. Das Checken von Mails oder SMS muss diskret erfolgen, und PC oder Laptop dürfen nicht vom eigentlichen Messeauftrag – dem Kundengespräch – ablenken.Jeder Standmitarbeiter repräsentiert das Unternehmen und sein Image. Zu den nonverbalen Signalen zählt deshalb auch die der Veranstaltung angepasste Kleidung. In Verbindung mit einem selbstbewussten, aber nicht arroganten Auftreten entsteht so der Eindruck von Professionalität. Kontaktfreude, gute Umgangsformen und fachliches Know-how runden das Anforderungsprofil eines qualifizierten Standmitarbeiters ab.

2. Leitfaden Erleichtert Gesprächsablauf

Zu empfehlen ist, während der Messe einen Gesprächsleitfaden zu nutzen, der im Vorfeld zu erarbeiten ist. Darin sollte enthalten sein, wie die Mitarbeiter Gespräche eröffnen, Kunden informieren, Produkte präsentieren, ein Angebot erstellen und ein Gespräch erfolgreich abschließen. Das Kundengespräch sollte möglichst interaktiv sein, wobei Kunden den größeren Redeanteil (Faustregel: ca. 70 Prozent) haben sollten. Das aktive Zuhören des Verkäufers zeigt seinem Gegenüber, dass er sich für dessen Situation interessiert. Komplimente, das Hervorheben von Gemeinsamkeiten, Humor und Fragen eignen sich als atmosphärische Eisbrecher.

Zögert ein Kunde, ein Angebot trotz einer überzeugenden Produktpräsentation anzunehmen, sollte der Verkäufer die Angebotsdetails erneut darstellen, nach den Zweifeln, Kriterien und Alternativen des Kunden fragen. Bevor eine Verhandlung endgültig scheitert, kann auch ein neuer Gesprächstermin in naher Zukunft vereinbart werden. Entscheidend ist, darauf zu achten, dass die Gesprächssituation angenehm bleibt und dass keine Ungeduld spürbar wird. Der Kunde sollte jederzeit das Gefühl haben, ernstgenommen und wertgeschätzt zu werden.

Wie führt man ein Gespräch, ohne dabei zu aufdringlich zu wirken? Die folgenden Tipps für Messegespräche helfen Ihnen dabei, auf Ausstellungen professionelle und erfolgreiche Gespräche mit Besuchern zu führen. 

1. Kontaktieren Sie den Interessenten und stellen eine gute Anfangsfrage

Die Messebesucher zahlen letztlich für wertvolle Informationen. Sie brauchen sich also keine Sorgen zu machen, dass Sie die Gäste auf Ihrem Stand belästigen, solange Sie informieren und sich nicht aufdrängen. Mit den richtigen Tipps für Messegespräche können Sie Besucher professionell ansprechen und gleichzeitig eine angenehme sowie interessante Gesprächsatmosphäre schaffen.

Der erste Schritt der Kontaktaufnahme fängt mit Ihrer Körperhaltung an. Legen Sie Ihr Handy und stellen Sie Ihre Tasse Kaffee zur Seite. Stehen Sie auf festen Beinen, überkreuzen Sie nicht Ihre Arme (geschlossene Körperhaltung) und schauen den Besucher freundlich an. Wenn der Besucher reagiert, stellen Sie eine Einstiegsfrage. Sie können diese Frage flexibel aus der Situation heraus stellen, oder Sie bereiten einige mögliche Eingangsfragen vor.

Grundsätzlich können Sie den Besucher nach seinen Interessen befragen. Einige Beispiele:

• Wonach suchen Sie auf dieser Messe?
• Hat Ihre Firma schon mal das Produkt/die Dienstleistung x oder y verwendet?
• Sind Sie tätig im Geschäftszweig….?
• Haben Sie manchmal Probleme mit…?

Eine gute Konversation erfordert offene Fragen, also Fragen, die Besucher nicht nur mit ‚ja‘ oder ‚nein‘ beantworten können und die meistens mit wer, was, wo, wann, warum oder wie anfangen.

Auch wenn die obenstehenden Fragen zum Gesprächseinstieg zwar teilweise geschlossen sind, werden Sie sofort feststellen, ob ein Besucher zu Ihrer Zielgruppe gehört. Auf diese Weise verhindern Sie informelle Gespräche und können die Konversation jederzeit mit einer offenen Frage fortsetzen.

2. Begrüßung – wichtig für den ersten Eindruck

Der erste Eindruck ist entscheidend, daher ist eine herzliche, einnehmende Begrüßung auf dem Messestand besonders wichtig. Blickkontakt gehört zu den wichtigsten Kriterien des ersten Gesprächs, ein kräftiger und verbindlicher Händedruck unterstreicht Selbstsicherheit und die Bedeutung, die man der Begegnung beimisst. Der erste Austausch zu aktuellen Messethemen wirkt erfahrungsgemäß als echter Eisbrecher und bringt die Konversation in Schwung. Gleichzeitig können durchdachte Messestand Design Ideen dazu beitragen, Besucher anzuziehen und den Einstieg in ein Gespräch zu erleichtern. So unterstützen Standgestaltung und persönliche Kommunikation gemeinsam einen erfolgreichen Messeauftritt.

3. Zuhören statt zutexten

Genauso wichtig wie das Reden ist das Zuhören. Entscheidend ist, den Bedarf des Besuchers zu identifizieren: Mit gezielten Fragen kann der geschulte Standmitarbeiter den Bedarf schnell analysieren und passend dazu die Vorteile der eigenen Produkte oder Dienstleistungen herausstellen. Ein durchdachter Leitfaden für Messegespräche hilft dabei, Gespräche fokussiert zu führen und die Bedürfnisse der Besucher besser zu verstehen. Angesichts des Zeitdrucks auf der Messe ist es wichtig, die Kernbotschaften pointiert zu transportieren. 

4. Lachen und ein reibungsloses, natürliches Gespräch führen

Vertrauen ist essenziell im Verkaufsgespräch. Geben Sie dem Besucher das Gefühl, dass es Ihnen vor allem um gute Information geht und nicht primär um den Verkauf. Offene Fragen schaffen eine vertrauensvolle Atmosphäre, ohne aufdringlich zu wirken, und halten das Gespräch im Fluss.

Verlieren Sie sich nicht in Details und ermutigen Sie den Besucher mit nonverbalen Signalen zum Weiterreden: lachen, nicht heimlich aufs Handy schauen, echtes Interesse zeigen. Wer das beherrscht, hinterlässt bewusst wie unbewusst einen positiven Eindruck – und das zählt: Bei zwei vergleichbaren Anbietern entscheiden sich Kunden meist für den, der ihnen sympathischer ist.

3. Adresse des Besuchers / Kunden

Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Lead ist die Begrüßung des Besuchers. Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter den Besucher freundlich ansprechen und Blickkontakt suchen. Wenn der Besucher reagiert, sollte er aktiv angesprochen werden. Ein starker und verbindlicher Händedruck unterstreicht die Bedeutung, die man der Begegnung beimisst.

4. Bedarfsanalyse beim Besucher

Mit gezielten Fragen lassen sich Bedürfnisse des Besuchers schnell ermitteln, um die eigenen Produkte als passende Lösung zu positionieren. „Wer fragt, der führt“ ist ein bekanntes Prinzip der Verkaufspsychologie und verhindert, dass Standpersonal den Besucher mit Informationen überflutet. Die Aussagen des Besuchers zeigen außerdem, ob es sich um einen echten Interessenten handelt oder ob er zu diesem Zeitpunkt nur grundlegende Informationen sucht. 

1. Gesprächsnotiz

• Messe: Medica, Düsseldorf
• Datum: 16. November 2016
• Uhrzeit: von 10.15 h bis 10.30 h

2. Daten des Besuchers:

• Name: Max Mustermann
• Unternehmen: Krankenhaus Musterstadt
• Funktion: Leiter der Abteilung Notaufnahme
• Abteilung: Notaufnahme
• Anschrift: Musterstraße 12, 12345 Musterstadt
• Telefon: 0123 / 456 789
• Fax: 0123 / 456 7899
• E-Mail: max.mustermann@email.de
• Branche: Medizin / Öffentliche Einrichtung
• Welche Daten und Fakten sind zum Unternehmen bekannt?
  Unsere Hygienekonzepte sind bekannt.
• Welche Verantwortung trägt der Besucher im Unternehmen?
  Entscheider
• Hatte der Besucher in den vergangenen zwei Jahren Kontakt mit Ihrem Unternehmen?
  (Ja / Nein)
• Wodurch ist der Besucher auf Ihr Unternehmen / Ihren Messestand aufmerksam geworden?
  Persönliche Messeeinladung per E-Mail.
• Ist der Besucher bereits Kunde?
  (Ja / Nein)
• An welchen Produkten/Leistungen ist der Besucher interessiert?
  Hygienekonzepte
• Gibt es einen weiteren Kontaktwunsch?
  (Ja / Nein)
• Wenn ja, was wurde vereinbart?
  Kontaktaufnahme durch den Vertrieb nach der Messe.

3. Besondere Bemerkungen zum Gesprächsverlauf

• Wie ordnen Sie den Kontakt prioritär ein?
  A-Lead
• Welche Zusagen haben Sie gegenüber dem Kunden gemacht?
  Termin mit Außendienst nach der Messe.

Wenn Sie Ihre Messenkontakte mit diesem Gesprächsleitfaden sorgfältig dokumentieren, gehen Ihnen keine Informationen verloren. Damit ist der Grundstein für ein erfolgreiches Kundengespräch auf der Messe gelegt.

5. Warum sollte man ein Gespräch auf dem Messestand beenden?

Ziel jeder Messebeteiligung ist eine möglichst hohe Zahl an Gesprächen mit potenziellen Neukunden – entsprechend hoch ist der Aufwand, Besucher zum Stand einzuladen und sie zu betreuen. Unabhängig davon, ob Unternehmen einen Messestand mieten oder mit einem eigenen Standkonzept ausstellen, sollten die verfügbaren Ressourcen möglichst effizient genutzt werden. Doch irgendwann muss jedes Gespräch enden, was sich in der Praxis oft schwierig gestaltet.

Typische, schlüssige Gründe für ein Gesprächsende:

• Der Qualifizierungsprozess ist abgeschlossen, der Wert des Besuchers ist bekannt.
• Alle Fragen sind beantwortet, das Gespräch verläuft zunehmend in Richtung Small Talk.
• Der Gesprächspartner hat kein Kaufinteresse.
• Die Analyse zeigt geringes geschäftliches Potenzial – weitere Zeit lohnt sich nicht.
• Die Zeit ist um: Nach über 10 Minuten ist es trotz angenehmer Unterhaltung nicht der richtige Ort für weitere Details. Ein Folgetermin oder Telefonat lässt sich vereinbaren, das Gespräch sollte jetzt enden.
• Andere Besucher warten – dieses Argument sollte gegenüber dem aktuellen Gesprächspartner aber niemals genannt werden. Jedes Gespräch auf dem Stand ist öffentlich; binden Sie den nächsten Interessenten lieber ins laufende Gespräch ein, statt ihn warten zu lassen.

6. Abschlusstechniken Perfektionieren

Tatsächlich verhindert die Angst vor dem „Nein“ des Kunden Verkäufer häufig daran, letztlich den Auftrag zu bekommen. Während des Messetrainings gehört es daher unbedingt auf die Agenda, Abschlusstechniken und alternative Methoden, etwa den Test-, Auftrags-, Einladungs-, Sekundär-, Bewilligungs-, Alternativ- und Ultimatum-Abschluss sowie den geführten Abschluss, zu üben.

Die Menge und Qualität der Messeleads und Abschlüsse hängt immer von der Vorbereitung, Qualifizierung und Konsequenz des Standpersonals ab. Beispielsweise sollte der Vertrieb in vorbereiteten Kontaktformularen festhalten, aus welcher Branche der Besucher kommt, welches Potenzial er hat, für welches Produkt er sich interessiert und welches er zurzeit nutzt, ob er ein Angebot oder einen Termin wünscht etc..

Nach der Messe kommt es auf zwei Dinge an: Zum einen sind die Messe-Leads zeitnah und priorisiert zu bearbeiten, um weitere Abschlüsse zu erzielen. Schnelles Bearbeiten schätzen die meisten Kunden, zudem sichert es einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz. Zum anderen sollte überlegt werden, wie der nächste Messeauftritt noch besser laufen kann. Denn auch für Messen gilt in Anlehnung an eine alte Sepp-Herberger-Fußball-Weisheit: Nach der Messe ist vor der Messe.

Ein Gespräch zu beenden, ohne unhöflich zu wirken oder den Besucher zu verärgern, ist nicht immer einfach. Mit den richtigen Strategien für Messegespräche und gezielten Methoden für erfolgreiche Messegespräche lässt sich ein professioneller, reibungsloser Gesprächsabschluss jedoch deutlich leichter erreichen. Folgende Taktiken helfen dabei: 

Taktik 1:

Sie haben alles Nötige erfahren, alle Fragen beantwortet und die nächsten Schritte besprochen:

„Ich freue mich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen und werde sehr kurzfristig auf Sie zukommen.“ 

Taktik 2:

Geringes Geschäftspotenzial, aber keine Beleidigung gewünscht:

„Ich habe mich sehr über unser Gespräch gefreut. Ich hoffe, Sie haben noch viel Erfolg auf der Messe!“ 

Taktik 3:

Viel Potenzial, aber aktuell kein Kaufinteresse. Ein professioneller Leitfaden für Messegespräche hilft, solche Situationen höflich und effizient zu meistern:

„Vielen Dank, dass Sie sich so viel Zeit für unser Gespräch genommen haben. Ich sende Ihnen umgehend weiteres Informationsmaterial zu.“ 

Taktik 4:

Der Gesprächspartner ist außerordentlich gesprächsfreudig, vorherige Techniken zeigen keine Wirkung:

„Es tut mir wirklich leid, aber ich muss meinem Kollegen zur Hilfe kommen. Können wir die Fortsetzung unserer Unterhaltung auf später verschieben?“

Nachbereitung nach der Messe

Wie erreichen Sie ein Einverständnis für den weiteren Kontakt?

Eine durchdachte Strategie für Messegespräche hilft dabei, professionelle Beziehungen aufzubauen und den nächsten Schritt erfolgreich einzuleiten. Folgende Punkte sind dabei zentral:

• Fassen Sie zusammen, was besprochen wurde: Welche Probleme, Chancen, Wünsche oder Bedürfnisse hat der Besucher?
• Vereinbaren Sie ein konkretes Procedere für den weiteren Kontakt.
• Fragen Sie explizit, ob der Besucher aktiv auf Sie zukommen möchte – wichtig ist, dass dies nicht als Kaufverpflichtung wirkt, etwa im Rahmen einer Vorführung.
• Erkundigen Sie sich nach den zukünftigen Plänen seines Unternehmens: Welche Entwicklungen stehen an, und wann sollen sie umgesetzt werden?
• Beenden Sie das Gespräch nicht routinemäßig. Danken Sie Ihrem Gesprächspartner persönlich und zeigen Sie, dass Sie ihm wirklich zugehört haben.

Nicht jeder, der redet, führt auch erfolgreich Gespräche. Wer auf Messen Kunden gewinnen möchte, muss seine Gesprächstechniken perfektionieren – das sorgt für angenehmere Gespräche, einen besseren Eindruck und überzeugt potenzielle Kunden, ohne aufdringlich zu wirken.

Fazit:

Ein erfolgreiches Messegespräch entsteht nicht zufällig. Es ist das Ergebnis einer sorgfältigen Vorbereitung, einer professionellen Gesprächsführung und einer konsequenten Nachbereitung. Wer Besucher aktiv anspricht, aufmerksam zuhört und deren Bedürfnisse in den Mittelpunkt stellt, schafft die Grundlage für wertvolle Geschäftskontakte und langfristige Kundenbeziehungen.

Ein strukturierter Gesprächsleitfaden hilft dabei, auch in einer hektischen Messeumgebung den Überblick zu behalten, Gespräche zielgerichtet zu führen und wichtige Informationen für die spätere Leadbearbeitung zu dokumentieren. In Kombination mit einem professionellen Messestand, durchdachten Messestand Design Ideen und einem kommunikationsstarken Standteam lassen sich deutlich bessere Ergebnisse erzielen.

Neben einem überzeugenden Messebau und einer ansprechenden Präsentation ist vor allem die Qualität der Gespräche entscheidend für den Erfolg eines Messeauftritts. Wer seine Messekommunikation kontinuierlich verbessert, erhöht die Chancen auf qualifizierte Leads, nachhaltige Geschäftsbeziehungen und einen messbaren Messeerfolg.