Six conseils pour optimiser vos rendez-vous avec votre standiste

La plupart des entreprises consacrent peu de leur budget à leur communication évènementielle. Les besoins sont souvent minimes et ne nécessitent pas de mobiliser un employé sur cette seule tâche généralement saisonnière. Avoir recourt à de l’aide extérieure peut s’avérer utile. Faire appel à des spécialistes de l’évènementiel peut vous aider à réduire les coûts de votre stand.

location stand d exposition

Néanmoins, de nombreuses entreprises hésitent toujours à faire appel à des professionnels car elles ne peuvent pas prévoir les résultats obtenus. Il faut donc faire appel à des professionnels reconnus et recommandés. Nous vous conseillons donc de lire les quelques conseils suivants :

1. Décrivez votre projet le plus clairement possible

Le mieux est l‘ennemi du bien ! Expliquez à votre prestataire ce que vous souhaitez exactement. Plus vous décrivez en détails (dates limites, attentes, feedback), moins vous aurez de mauvaises surprises. Dans le monde de l’évènementiel, seuls les détails comptent. Souvent les entreprises pensent que les standistes ne sont experts que sur les grands stands. Mais pas du tout, ils aident également les entreprises de taille plus réduite à trouver un stand qui leur correspond. Un standiste professionnel connaît son métier et saura vous renseigner sur tous les détails, même si vous souhaitez simplement louer votre stand.

2. Intégrez le standiste dans votre équipe

Les employeurs ont souvent peur que les prestataires ne soient pas assez intégrés dans l’entreprise pour sentir l’atmosphère à retranscrire. Le meilleur moyen d’y remédier est de faire appel à eux dès le début de votre projet. Communiquez avec votre standiste car il fait partie de votre entreprise pendant quelques mois.

3. Communiquez

Au travail, de nombreux contretemps vous bloquent dans votre avancée et il se peut que vous oubliiez de contacter vos fournisseurs et vos prestataires. Si vous vous reconnaissez dans cette description, vous devriez améliorer votre communication. Planifiez et créez des plages horaires dédiées à un tâche. Rester à l’écoute peut vous permettre d’économisez du temps et de l’argent.

4. Créez des conditions de paiements adaptées à votre entreprise

Il est parfois conseillé de tester différentes méthodes de facturation si votre entreprise dispose de la flexibilité nécessaire. Si vous craignez la paperasse, optez pour des forfaits. Cependant, les facturations à l’heure peuvent parfois être plus économiques. Si votre projet est grand, n’hésitez pas à le fractionner pour échelonner les coûts.

Vous pouvez également mettre en place un système de prime. Si le responsable évènementiel de votre entreprise suit bien le projet, offrez-lui une prime. Cela augmentera sa loyauté.

5. Utilisez toutes les compétences de votre standiste

Demandez du feedback ! Encouragez-le à vous fournir un retour sur votre entreprise. Soyez ouverts aux remarques. Les spécialistes de l’évènementiel de votre entreprise ou de votre prestataire sont souvent des personnes très organisées et spécialistes de la gestion de projets. Ils sont souvent multi-tâches. D’autres sont très forts en marketing. Entourez-vous des bonnes personnes !

aménagement de stand
6. Tenez vos engagements

Les prestataires aiment travailler avec des personnes fiables. Convenez d´une date de livraison fixe, payez en heure et en temps, répondez aux mails. Communiquez pour éviter les mauvaises surprises.

En bref, soignez vos relations avec vos prestataires pour obtenir des résultats optimaux.
 

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