Checkliste pour bien planifier ses salons

Ce format compact réunit des spécialistes d’un domaine précis. Vous pourrez ainsi rencontrer des contacts compétents et informés. La qualité des conseils garantit le professionnalisme d’un salon qui se fait ainsi une réputation d’excellence. Cela permet aux salons de continuer d’exister à l’heure d’Internet.

Aujourd’hui, le paysage des salons est adapté à toutes les entreprises et à toutes sortes de produits et services. Qu’il s’agisse de salons professionnels ou de salons grand public, de congrès ou de conférences, il existe forcément une plateforme adaptée à votre public cible. Votre cible correspond à votre segmentation marketing traditionnelle, comme vous le faites en ligne. Votre discours doit donc s’organiser en conséquence pour individualiser votre propos et vous permettre d’atteindre vos objectifs commerciaux. De plus en plus d’entreprises prolongent l’expérience des salons en ligne en créant des ponts entre les deux méthodes de communication.



La participation à des salons et à des foires continueront donc à faire partie du marketing mix des entreprises. Ces salons vous permettent d’avoir un contact direct avec vos clients. Cela vous permet donc de personnaliser votre conseil à vos clients existants et vos futurs clients. Vous pourrez ainsi en savoir plus sur eux et leur donner les renseignements qui les intéressent pour bâtir une relation de confiance. Comme beaucoup d’outils marketing, la participation à un salon correspond à un budget qui peut s’avérer conséquent dans votre budget. Les conditions de participation au salon sont parfois contraignantes. Vous ne pouvez donc vous passer d’un calendrier détaillé pour suivre la planification de votre évènement et les responsabilités de chacun pour le salon.

Stratégie

Vous devez commencer par établir une checkliste de toutes les questions stratégiques auxquelles vous devez répondre pour bien préparer votre participation. Quel est le but de votre participation au salon ? Quel est le message à transmettre sur votre entreprise ? À quel groupe voulez-vous vous adresser ? Une fois ces points clarifiés, vous pouvez sélectionner les salons qui sont les plus adaptés à votre activité de manière structurée. Les questions plus techniques concernent principalement le nombre de visiteurs lors du salon en question. Vous ne devez toutefois pas négliger l’environnement concurrentiel. Vous devez répondre à ces questions pour réaliser vos objectifs lors d’un salon approprié.

En France, à l’étranger, en intérieur ou en plein air ?

Lorsque vous participez à des salons internationaux, un des aspects les plus importants est de savoir quelles langues vos visiteurs parlent et de qui vous avez besoin pour s’entretenir avec eux. Vous devez ensuite créer une équipe en fonction de vos besoins et de leurs disponibilités pour participer aux salons. Attention donc à ne pas faire coïncider les vacances avec les salons.
L’emplacement que vous louez est d’une importance capitale lors de la conception de votre stand. Si l’évènement à lieu à l’intérieur, les exigences des organisateurs seront différentes que s’il a lieu en plein air. Les points auxquels vous devez particulièrement veiller sont l’emplacement et l’accès au lieu de rassemblement. Ces paramètres ont une conséquence sur la réservation des hôtels et du trajet. Vous devez donc vous renseigner sur les capacités hôtelières.

Conception de votre stand

Les points d’attention suivants de votre liste concernent votre stand d’exposition. Grâce à votre stand, vous pouvez vous adresser à votre public cible. Il n’est pas possible de tout planifier dans les moindres détails mais vous devez avoir la capacité de combler les vides. Les compétences clés de votre entreprise doivent toutefois être bien mises en avant et de manière crédible. Vous devez donc penser à l’organisation visuelle et à la communication de votre message.
Lorsque vous présentez de nouveaux services ou produits, il va sans dire que vous devez les mettre en valeur. Dans le cadre de votre sélection de produits, vous devez les mettre particulièrement en valeur de manière soignée. Il faut également distribuer les tâches entre collaborateurs pour savoir qui parle à quels clients, de quels produits et comment nouer de nouveaux contacts.

 

Optimisez votre gestion de projet

C’est dans cette phase que vous devez déterminer un chef de projet et un coordinateur pour votre salon. Ils seront responsables de la gestion de votre stand mais aussi de la planification. Ils développeront ainsi un concept de stand avec votre standiste. Les équipements sur le stand doivent être déterminés et le contrat attribué à votre standiste.
 
L’étape suivante est la mise en place de points de contrôle pour surveiller la production, les visuels et l’éclairage du stand. Vous devrez également répondre aux questions sur l’équipement, le mobilier et la décoration. Vous devez également voir avec votre standiste les questions relatives au transport, au montage et au démontage. Tous ces points doivent également être mentionnés sur votre liste.
Afin de préparer au mieux votre salon, nous vous conseillons de surveiller tous les éléments suivants avant, pendant et après votre salon.