Planifier une exposition sur un salon: la checklist ultime

Toutes les étapes pour réussir votre participation à un salon professionnel

Avoir un stand d'exposition modulable sur un salon professionnel est un excellent moyen de rencontrer vos cibles et d’augmenter votre visibilité. Mais cela ne s’improvise pas. Que vous soyez expert ou novice en exposition, votre succès dépend de votre niveau de préparation. Même si vous connaissez déjà votre public cible, votre stratégie et votre communication, denombreuses autrestâches doivent être gérées avant l’événement.

Elles sont indispensables pour atteindre vos objectifs et obtenir un bon retour sur investissement. Si vous décidez d'organiser votre exposition vous-même, restez concentré sur vos objectifs et coordonnez toutes les étapes de l’organisation. Pour vous aider à réussir votre participation à un salon, nous avons élaboré une checklist:

stands d exposition
1. Choisissez les bons salons pour vos expositions

La première étape est de sélectionner les événements auxquels participer. Ce choix se fait en fonction de nombreux critères : votre secteur d’activité, vos cibles, votre zone géographique, votre budget ou encore l’image que vous souhaitez renvoyer.

Effectuezdes recherches pour lister les salons professionnels les plus pertinents pour vous. Une fois votre liste dressée, il faut aussi tenir compte de vos disponibilités. Vous devrez être présent durant l’événement pour animer votre stand d'exposition, mais aussi disponible avant et après.

DMS JEC World 2018 Paris France

2. Consultez les calendriers des événements

Ensuite, la plupart des salons commerciaux publient leur calendrier, afin que les exposants connaissent les dates clés de l’événement. Ces calendriers répertorient toutes les dates butoirs pour un salon spécifique : envoi des documents, paiements, réservation de l’espace, envoi et réception du matériel, installation du stand d'exposition modulable, démontage du stand et retrait total des équipements, etc.

Cette ressource vous sera d’une grande aide pour préparer votre propre intervention et alimenter votre checklist. Ici encore, prenez le temps de bien vous renseigner et veillez à respecter les échéances.

3. Réservez votre emplacement sur le salon

Dès que vous avez sélectionné le salon auquel vous participez, il faut réserver votre emplacement. D’une part, cela vous permettra de choisir un emplacement adapté à vos besoins spécifiques. Certaines zones sont particulièrement prisées. Leur position stratégique et leur disposition avantageuse offrent une visibilité optimale et permettent de capter un maximum de visiteurs. En étant l’un des premiers exposants à réserver une place, vous aurez plus de chance d’accéder à des emplacements de premier choix.

D’autre part, réserver assez tôt vous laissera plus de temps avant l’événement pour bien préparer votre exposition (communication, location de stand d'exposition, préparation des démonstrations, commande de cadeaux publicitaires, etc.). Cela augmentera alors vos chances de succès et limitera les risques liés à la précipitation.

4. Établissez un planning clair

L’organisation d’une exposition nécessite aussi un planning détaillé, avec des échéances strictes. De la même façon que les salons établissent un calendrier destiné aux participants, les exposants ont eux aussi intérêt à faire leur propre planning.

Basé sur le calendrier de l'événement, effectuez un rétro-planning qui intègre toutes les tâches à accomplir avant le jour J. Tenez compte des dates butoirs et des délais de réalisation. Ces éléments dépendent de vous, mais aussi de vos éventuels prestataires (concepteur de stands d’exposition, fournisseur de goodies, animateurs externes, agence de communication, etc.). Pensez-y durant votre planification !

5. Trouvez un concepteur de stands d’exposition de qualité

Les expositions commerciales sont compliquées : un élément manquant ou une échéance manquée peut gâcher toute l’expérience. C’est pourquoi il est préférable de vous entourer de personnes fiables pour préparer votre participation.

L’un des prestataires les plus cruciaux est le concepteur de stands d’exposition, car c’est lui qui va designer, fabriquer, personnaliser et livrer votre futur stand d'exposition mobile. Or votre stand est l’élément principal de votre exposition. Il doit donc être esthétique, attractif et fidèle à votre image – et livré dans les temps. Dans le cas contraire, il attirera peu les visiteurs et votre ROI en pâtira.

Que vous optiez pour l’achat ou la location de stand d'exposition, choisissez votre fournisseur avec le plus grand soin.

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6. Communiquez sur votre participation à l’événement

Lorsque vous participez à un salon commercial ou tout autre événement professionnel, votre visibilité n’augmente pas que le jour J. En communiquant efficacement, vous gagnerez aussi en visibilité les mois qui précèdent et suivent.

Bien sûr, le nom de votre entreprise figurera dans la liste des exposants diffusée par le salon. En complément, vous devez aussi prévoir votre propre campagne de communication. L’objectif sera à la fois de :

- Renforcer votre crédibilité et votre légitimité en annonçant que vous participez à un événement (re)connu.

- Inciter vos cibles à se rendre sur le salon pour visiter votre stand d'exposition et vous rencontrer.

- Avoir une actualité à partager, notamment sur les réseaux sociaux, ce qui est idéal pour une communication vivante et interactive.

En pratique, il est important de communiquer avant, après et même pendant l’événement. Posts sur votre blog d’entreprise, publications sur les réseaux sociaux, articles dans la presse spécialisée, newsletter, brochures, etc. Choisissez les meilleurs canaux pour diffuser la bonne nouvelle à votre audience !

Si vous suivez les étapes de cette liste et respectez toutes les échéances, votre future participation à un salon professionnel sera fructueuse. Il ne vous restera plus qu’à faire bonne impression sur votre stand d'exposition modulable le jour J !

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