La meilleure façon d’anticiper l’avenir est de le planifier suffisamment en avance. Cela s’applique aussi aux salons auxquels vous participez. Il faut penser à beaucoup d’éléments avant même que le salon ne commence. Parfois, la liste des tâches à accomplir pour planifier le salon est souvent infinie. Mais si vous suivez une chronologie appropriée, vous arriverez à accomplir beaucoup.
Un mois avant le salon : définir les objectifs et le contenu
Pour vous assurer que le processus de planification s’effectue sans stress, vous devez commencer à planifier douze mois avant le salon. Voici quelques points d’attention à garder en tête.
La participation à un salon commercial correspond-t-elle à vos objectifs commerciaux ?
La planification de votre salon doit commencer par la question de l’intérêt de la participation dans votre marketing global de votre entreprise.
Voici quelques objectifs qui peuvent justifier votre participation au salon :
- Augmenter la notoriété de votre marque sur un nouveau marché ou sur un marché établi
- Entrer en contact avec des clients pour générer des prospects et des ventes
- Réseauter avec des experts de l’industrie, des investisseurs ou de potentiels partenaires
- Répondre à la question : avez-vous un avantage concurrentiel par rapport à d’autres entreprises du secteur d’activité.
Une fois que vous avez fixé vos objectifs, vous devez rechercher un salon qui correspond à vos objectifs globaux.
Choisir le salon correspondant à vos objectifs
Un des moyens les plus efficaces de déterminer le salon professionnel, vous devez vous renseigner sur les statistiques de ce salon. En fonction du nombre de participants et du profil des visiteurs, du coût moyen d’un stand, des frais de déplacement et de la liste des exposants, vous pouvez vous placer sur ce salon. Vous devez aussi voir quels salons offrent le plus d’avantages aux exposants et voir si vos équipes se positionnent de manière positive. Demandez si des réductions sont possibles sur les frais d’exposition.
Neuf mois avant le salon, budgétiser l’emplacement et le stand
Le temps est venu de fixer vos objectifs pour la foire. Vous devez avec vos équipes fixer des objectifs réalistes et réalisables, les besoins pour le stand et une estimation budgétaire.
Objectifs
Les objectifs peuvent varier en fonction des salons et de votre politique marketing, par exemple si vous lancer un produit. Vous devez en outre définir ce qu’est un sujet de manière quantitative. Partagez ces points de repère avec vos équipes. Une fois les principaux objectifs définis, vous pouvez travailler sur les moyens d’y arriver.
Conception et planification de salon
Avant de planifier et de concevoir le stand dont vous avez besoin, vous devez déterminer la dimension de l’emplacement. Maintenant, il faut le faire en fonction des objectifs que vous avez pré-établis. L’étape suivante est de discuter de vos besoins avec l’entreprise de construction de stands que vous aurez sélectionnée. Les exposants chevronnés doivent décider si leur stand existant répond à leur attente ou bien s’ils doivent en acheter ou en louer un nouveau.
Budgétiser de manière intelligente
Votre enveloppe budget pour le salon déterminera si vous atteindrez ou non vos objectifs. Vous devez donc décider d’un budget solide à un stade précoce. Comme vous avez déjà défini vos objectifs, vous connaissez déjà les besoins de votre stand et il est donc facile de prévoir un budget global pour le coût du stand.
Six mois avant le salon – Créer une atmosphère
Une fois que vous êtes à six mois du début de votre salon, vous devez penser à votre campagne de communication autour de votre salon. Vous pouvez planifier une campagne de publicité, une campagne de mailing, des articles publicitaires ou même des cadeaux publicitaires. Vous aurez peut-être suffisamment de temps pour créer et donner un thème à votre salon.
Publicité, réseaux sociaux, mailing direct et newsletter
Quels que soient vos objectifs sur le salon, il est essentiel d’attirer des visiteurs sur votre prochain salon. Six mois avant le salon, vous devez tout faire pour faire des annonces qui vont amener les visiteurs. Surfez sur la vague des réseaux sociaux dans les semaines précédant le salon pour augmenter le nombre de visites sur votre stand.
Campagne publicitaire et goodies
La planification des campagnes de communication et des goodies dépend de votre budget et de vos objectifs marketing. Si vous voulez faire connaître vos produits, n’hésitez pas à donner des échantillons ou à faire des démonstrations sur place ou bien distribuer des goodies. Si vous voulez générer de nouveaux prospects, vous devez travailler sur les goodies comme des stylos, cahiers ou bonbons. Demandez simplement aux participants de remplir une fiche d’information pour recevoir un cadeau.
Trois mois avant le salon – détails et formation
Vous devez connaître tous les détails importants à trois mois de votre salon. Cependant, il y a de très nombreuses micro-tâches à effectuer avant le salon comme la réservation du moyen de transport, de l’hébergement, la formation du personnel, les invités et la rencontre avec les clients et les prospects.
Formez votre personnel
Un personnel de stand bien formé est le plus grand atout dont vous disposez. Répétez les conversations de vente, formez vos employés sur les détails de chaque produit et sur les messages que votre entreprise souhaite communiquer et créer une liste d’objectifs communs. Si vous commencez ce processus suffisamment tôt, vos employés auront suffisamment de temps pour se familiariser avec leur rôle.
Voyages et hébergement
Se rendre sur les lieux du salon peut s’avérer difficile si vous ne savez pas que tout est sous contrôle. Si possible essayez d’obtenir un forfait d’hébergement et de transport. Si vous planifiez au moins trois mois à l’avance, vous aurez de fortes chances d’obtenir de meilleurs prix.
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