Was Kostet Eine Messebeteiligung?

Messestand Konfigurator

Was kostet eine Messebeteiligung?

Jedes ausstellende Unternehmen fragt sich zunächst, was eine Messebeteiligung kostet - ganz besonders dann, wenn man sich zum ersten Mal an einer Messe beteiligen wird. 

Messen, Veranstaltungen oder Kongresse sind weltweit ein echter Wachstumsmarkt. Keine andere Marketingmassnahme erlaubt es einem Unternehmen, wie bei einer Messe-oder Veranstaltungsteilnahme derartig direkt mit bestehenden und potenziellen Kunden in Kontakt zu treten. Darüber hinaus bietet eine Messe die einzigartige Möglichkeit, sich auf engstem Raum und innerhalb eines begrenzten Zeitfensters mit dem Wettbewerb zu messen.  

Zudem bietet die moderne Veranstaltungslandschaft für nahezu jede Unternehmensgrösse und für sämtliche Produktsortimente ein passendes Format. Dadurch können ausgewählte Zielgruppen – wie man es aus dem Online-Marketing mittlerweile gewohnt ist - noch stärker segmentiert und damit intensiver angesprochen werden. Umso wichtiger ist es für die Unternehmen, die analoge Welt der Veranstaltungen mit der digitalen Welt des Internets zu verbinden.

Messebeteiligungen werden sich in Zukunft noch mehr als fester Baustein im Marketingmix der Unternehmen verankern. Messen leiden nur geringfügig unter kommunikativen Streuverlusten und bieten bei geschickter Messeplanung auf einzigartige Weise einen Face-to-Face-Kontakt mit den potenziellen Kunden. Neu- und Bestandskunden lassen sich am Messestand in einem persönlichen Gespräch beraten und holen sich sachdienliche Informationen direkt vom Hersteller ein.

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Kostenintensive Marketingmassnahme

Ein wichtiger Faktor, der bei der Entscheidung“ pro oder contra-Messe“ berücksichtigt werden muss, sind die Kosten. Eine Messeteilnahme gehört zu den kostenintensivsten Marketingmassnahmen, die ein Unternehmen kalkulieren muss. Im Schnitt investieren die teilnehmenden Unternehmen rund 40 Prozent ihres Marketingbudgets in dieses Format. Das spiegelt sich auf den Veranstaltungen in aufwändigen Messestand Designs und Messebausystemen wider. Schliesslich gilt es, die Aufmerksamkeit der Besucher zu erregen und über deren Besuch auf dem Messestand möglichst viele qualitativ hochwertige Leads zu generieren. 

Angesichts der Leistungsfähigkeit dieses Marketinginstrumentes verwundert es nicht, dass dieses Veranstaltungsformat längst nicht mehr allein Grossunternehmen vorbehalten ist. Immer häufiger nutzen bereits Start-ups und Freiberufler Messen, Veranstaltungen, Tagungen oder Kongresse, um mit eigenen Messeständen für sich zu werben und die Öffentlichkeit zu suchen. Auch deshalb geht der Trend in Richtung mobiler und modularer Messestände, die sehr viel Wirkung zeigen, ohne hohe Messestandpreise zu produzieren. 

Zu den Preisen für den Messestand summieren sich aber auch noch die Standplatzmiete sowie die Kosten für das Standpersonal inklusive Reise- und Aufenthaltskosten. Alles in allem also ein Kostenblock, der bei vielen Unternehmen, die sich erstmalig mit dem Gedanken an eine Messeteilnahme tragen, Fragen aufwirft. Aber auch ‚erfahrene‘ Aussteller sollten grundsätzlich die durchschnittlichen Kosten einer Messebeteiligung berücksichtigen. Wie hoch sind diese tatsächlich angesichts der Preise für zum Beispiel einen Messestand, die Standmiete, das Personal und die zusätzlichen Marketing-Massnahmen? Und vor allem: Lohnt sich die Teilnahme? Also wann rentieren sich diese Investitionen?

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Messestand Mieten

Zunächst gilt es zu entscheiden, ob ein Messestand gekauft oder gemietet werden soll. Heutzutage setzen die meisten Unternehmen auf Mietmessestände, die von professionellen Messebauunternehmen angeboten werden. 

Einer der wichtigsten Vorteile von Mietmesseständen ist die Zeitersparnis. Eine Messevorbereitung erfordert eine Menge Planung und Strategie, die erledigt werden muss. Ein Mietmessestand entbindet von der Verpflichtung, auch noch einen neuen Messestand zu entwickeln. Die Zeit, die man für die Gestaltung des Standes aufwenden müsste, kann effizienter genutzt werden. Ein individueller Mietmessestand ist einsatzbereit, wenn er benötigt wird. Das spart viel Aufwand.

Neben der Zeitersparnis profitiert man bei der Entscheidung für einen Mietmessestand von deutlich reduzierten Kosten. Entwurf und Konstruktion eines Messestandes erfordern viele unterschiedliche Arbeitsschritte. Jemand muss den Stand entwerfen, die Materialien wie Holz, Farbe und so weiter zum Bau des Standes müssen beschafft und eingekauft werden. Die Mietvariante erspart diesen Aufwand und die Ausgaben. Die freiwerdenden Mittel können problemlos zur Förderung der Messestandideen verwendet werden.

Mietmessestände werden auf die speziellen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten. Sie passen deshalb stets zur definierten Marketingstrategie. Egal, ob man einen Stand sucht, der zu dem Firmenstil passt, oder einen, der das Thema der Produkte vorstellt – Mietmessestände werden individuellen Bedürfnissen angepasst und kurbeln das Marketing aktiv an. Mit dem Mieten des Messestandes entfallen natürlich auch die Unterhaltungskosten sowie der Lageraufwand. Und - Sie haben die Möglichkeit, die Grafiken am Messestand nach eigenen Wünschen zu gestalten. Niemals muss auf Individualität verzichtet werden.

Der Mietstand ist die am häufigsten gewählte Variante bei der Buchung eines Messestandes. In mehr als 90 Prozent aller Fälle ist ein Mietstand die günstigere Variante im Vergleich zum Kaufstand. Häufig wechselt die Standfläche von Messe zu Messe oder die Formate wechseln vom Reihenstand zum Kopfstand. Wenn Sie einen Messestand mieten ist das alles kein Problem, denn Sie sind flexibel.

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Die Kaufoption

Aber auch der Kauf eines Messestandes hat viele Vorteile. Die Messebaupreise sind hoch, aber häufig hat sich die Kaufoption schon nach drei oder vier Messeteilnahmen gerechnet und ausgezahlt. Sollten die Teilnahme an Messen als strategische Marketing-Entscheidung getroffen werden, muss man sich nahezu zwangsläufig mit dem Kauf eines Messestandes beschäftigen. Schliesslich möchten Sie flexibel sein und den Messestand zeitnah an die aktuelle Unternehmensdarstellung anpassen können. Empfehlenswert ist die Entscheidung für einen Messestand, der auf einem Modularsystem basiert. Mit einer modularen Lösung verfügen Sie über die notwendige Flexibilität und Wandelbarkeit.
 

Kosten einer Messebeteiligung

Erfahrungsgemäss teilen sich die unterschiedlichen Kosten wie folgt auf:

• 25% der Kosten: Standverleih 
• 40% der Kosten: Standbau
• 15% der Kosten: Personal (einschliesslich Reise- und Aufenthaltskosten) 
• 20% der Kosten: Promotion/Marketing (Mailings, Anzeigen, Premiums usw.)

Abschätzung der Gesamtkosten

Um das anfallende Messebudget abzuschätzen, hat sich die folgende Faustformel bewährt: Sie multiplizieren die Standmiete mit Faktor 4. Auch wenn diese von Messe zu Messe unterschiedlich ist, so bietet diese Kalkulation ein realistisches Szenario. Bei Messen im Ausland sind mitunter höhere Kosten zu veranschlagen, schon allein wegen des höheren Aufwands für Reisen und den dortigen Aufenthalt.

Standverleih: Kosten pro Meter

Die Grösse des Messestandes ist natürlich von dem geplanten Messebau abhängig. Für B-to-B-Messen sind durchschnittlich etwa 150 bis 200 CHF pro Quadratmeter zu veranschlagen. Eine Standfläche von 20 Quadratmetern wird also durchschnittlich etwa 3.500 CHF kosten. In diesem Fall ist also mit Gesamtkosten für eine Messebeteiligung von etwa 14.000 CHF zu rechnen.

Stand verleih Kosten

Unsere Rechenaufgabe

Standverleih 20m²: (175 CHF/m²) 3.500 CHF
Standbau: (280 CHF/m²) 5.600 CHF
Personal (einschliesslich Reise- und Aufenthaltskosten): 2.100 CHF
Promotion (Mailings, Anzeigen, Premiums usw.): 2.800 CHF
Total 14.000 CHF

 

In dem Kalkulations-Beispiel entfallen 40 Prozent der Gesamtkosten auf den reinen Standbau. Durchschnittlich sind für die Errichtung des Messestandes etwa 250 bis 300 CHF pro Quadratmeter zu kalkulieren. Dafür lässt sich in den meisten Fällen ein attraktiver Stand realisieren. Allerdings können die Kosten für den Messebau auch deutlich höher ausfallen, sofern besondere Konstruktionen mit einem ausgefallenen Design umgesetzt werden sollen. Dann können mitunter auch 1.000 CHF pro Quadratmeter anfallen.

Modulare Messestände sind deutlich kostengünstiger

Gerade bei den Kosten für den Messebau lässt sich aber erheblich einsparen. Wenn Sie sich für einen modularen und mobilen Messestand entscheiden, wird sich diese Investition in kürzester Zeit für Sie auszahlen. Durch die Wiederverwendbarkeit und die flexible Gestaltung Ihres modularen Messesystems amortisieren sich die darauf entfallenen Kosten bereits nach drei oder vier Messeauftritten.

Modulare Messestände und Systemstände garantieren Flexibilität, eine individuelle Ausstrahlung in Ihrem Corporate Design und sind äusserst kosteneffizient. Die Investition in einen solchen dauerhaften und wiederverwendbaren Messestand erfordert eine nur einmalige Investition. Je nach Bedarf lässt sich das Messesystem und Design zudem leicht auf die gewünschte Marketing-Botschaft anpassen. Weitere Vorteile von modularen Ständen sind der leichte Transport sowie Auf- und Abbau. Auch das bedeutet eine zusätzliche Kosteneinsparung. 

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