Ihr Messestand erregt Aufmerksamkeit, Neugier an und lockt Besucher an. Aber das ist noch nicht alles. Sie müssen zusätzlich die hohen Erwartungen Ihrer Besucher erfüllen. Dazu benötigen Sie freundliche und kompetente Mitarbeiter am Stand, die motiviert, gut gekleidet und verantwortungsbewusst sind sowie über umfassende Kenntnisse Ihrer Produkte oder Dienstleistungen verfügen.
Schließlich ist das Standpersonal das Gesicht Ihres Unternehmens, das Kontakte herstellen und Geschäfte abschließen soll. Daher ist es wichtig, die passenden Personen mit der entsprechenden Expertise auszuwählen, um Ihr Unternehmen auf der Messe zu repräsentieren.
Das Standpersonal ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Messebeteiligung. Die Mannschaft ist das verantwortliche Kriterium für den Erfolg. Spätestens drei Monate vor Beginn der Messe muss die Mannschaft stehen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich dabei um Kollegen aus dem Vertrieb oder Verkauf, um Messehostessen oder Marketing handelt. Fachexperten aus den relevanten Abteilungen runden das Mannschaftsgefüge ab. Vorbereitende interne Workshops zu Messezielen oder Messekonzept sorgen dafür, dass das Standpersonal über einen einheitlichen Informationsstand verfügt und die Verantwortlichkeiten auf dem Stand geklärt sind.
Vorbereitung des Standpersonals
Das rechtzeitige Briefing des Messepersonals ist zentraler Teil der Messevorbereitung. Im Rahmen dieser internen Workshops werden die Mitarbeiter trainiert und qualifiziert. Überlegenswert ist auch die Verpflichtung eines speziellen Messetrainers. Diese Profis sollten dem Standpersonal die notwendige Sicherheit im Auftritt und in der Gesprächsführung vermitteln. Wichtig ist die Entwicklung der Kernbotschaften zu ausgestellten Produkten, vorgestellten Dienstleistungen und zum Unternehmen selbst. Die Kernbotschaften sollten nicht mehr als vier Sätze umfassen.
Diese Dinge sollten Sie bei der Schulung Ihres Messestandpersonals beachten
So wichtig die einzigartige Ästhetik Ihres Standes auch ist, noch wichtiger ist das Standpersonal, das sich durch eine positive Körpersprache, Fachwissen und einem guten Benehmen auszeichnen sollte. Denn die ersten Sekunden des Besuchers an Ihrem Stand sind entscheidend. Sie bestimmen darüber, ob der Besucher länger bleiben wird. Deshalb muss das Messestandpersonal zuvorkommend, freundlich und hilfsbereit sein. Idealerweise sollten Gespräche mit den Besuchern auf der persönlichen Ebene starten.
Ihr Standpersonal muss die Unternehmens- und die Messeziele perfekt verstehen. Nur wenn die Kernstrategien des Unternehmens verstanden sind, können Ziele optimal erreicht werden. Deshalb ist auch ein gutes Benehmen auf dem Messestand unverzichtbar. Wählen Sie Hostessen in Deutschland aus, die den Eindruck vermitteln, dass sie sich um die Besucher kümmern möchten und so Ihre Marke perfekt reflektieren. Mitarbeiter, die nicht aktiv sind, wirken sich negativ auf die Reputation Ihres Unternehmens aus.
Wichtig ist die Erstellung eines präzisen Zeitplans für die Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie stets perfekt vorbereitet sind. Erstellen Sie einen Schichtplan, damit alle Mitarbeiter stets fit und ausgeruht sind, wenn sie zum Dienst erscheinen. Wichtig ist, dass Ihr Messestandpersonal zwischen einem wichtigen und einem Besucher, der lediglich auf Werbegeschenke aus ist, unterscheiden kann. Der Faktor Zeit ist auf Messen kostbar. Deshalb sollten sich Ihre Mitarbeiter darüber im Klaren sein, wie sie auf potenzielle Leads zu reagieren haben.
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Ausreichend Mitarbeiter für die Standbesetzung einplanen
Die Stärke der Standmannschaft muss genau kalkuliert werden. Es empfiehlt sich dabei, lieber mehr als zu wenig Personal bereitzustellen. Gespräche mit bestehenden Kunden müssen geführt, potenzielle neue Kunden begrüßt und Laufkundschaft angesprochen werden. Wichtig ist, diese Aufgaben unter dem Personal aufzuteilen. Während Mitarbeiter aus Vertrieb und Verkauf die (Fach)-Gespräche führen, können die Kollegen aus dem Marketing die Laufkundschaft bearbeiten. Die Fachexperten sind für die qualifizierten Produkt- und Dienstleistungsvorstellungen zuständig.
Hostessen sorgen für die Verpflegung der Besucher und steuern die Gesprächstermine. Alle Mitarbeiter des Messestandes sind über die mitgeführten Materialien wie Flyer oder Broschüren informiert. Jeder ist damit vertraut, wo die Materialien verstaut sind und welche Inhalte sich dahinter verbergen. Ein Mitarbeiter sollte abgestellt werden, dafür zu sorgen, dass stets ausreichend Material zur Verfügung steht. Dazu gehören Präsentationen, Whitepaper, Flyer und Broschüren.
Backoffice für die Datenbank
Für die Betreuung und vor allem für die Nachbereitung der Termine ist ein gut organisiertes Backoffice von großer Bedeutung. Neukontakte können von diesen Mitarbeitern bereits während der Masse in die Datenbanken eingearbeitet werden und das zugesagte Informationsmaterial für den Versand vorbereitet werden. Schließlich sollte zwischen Messebesuch und Empfang des Infomaterials nicht zu viel Zeit vergehen.
