Wenn es darum geht, Fachbesucher auf den Messestand einzuladen, lohnt sich zunächst ein Blick auf das natürliche Informationsverhalten dieser Zielgruppe. Nach einer neuen Untersuchung von AUMA wird der Fachbesucher nämlich nicht wie erwartet durch das Internet auf die Veranstaltung aufmerksam, sondern vor allem durch persönliche Empfehlungen.
Das gilt für 45 Prozent der Erstbesucher und immerhin noch für 26 Prozent bei den Wiederholungsbesuchern. Und selbst bei Besuchern unter 30 Jahren sind es immer noch 40 Prozent, die über eine persönliche Empfehlung auf die Messe stoßen. Die sozialen Medien spielen selbst bei dieser Zielgruppe eine untergeordnete Rolle - lediglich 3 Prozent haben auf diese Weise von der Messe erfahren.
Um also so viele Kunden und Interessenten auf den Messestand aufmerksam zu machen und im Idealfall sogar einen Termin im Vorfeld zu vereinbaren, ist es wichtig, ein auf diese Erkenntnisse abgestimmtes Einladungskonzept zu entwickeln.
Bekanntheitsgrad der Messe kein Treiber
Eine wichtige Rolle bei der Bekanntmachung der jeweiligen Messeveranstaltung spielen natürlich die Medien. Nach Erkenntnissen von AUMA erfahren 15 Prozent der Interessenten aus der Presse davon, immerhin 17 Prozent aus dem Internet. Viel wichtiger sind jedoch die Ausstellerinformationen. Immerhin 28 Prozent der Wiederholungsbesucher sowie 20 Prozent der Erst-Besucher erhalten durch die Ausstellerinformation den Impuls über einen Besuch nachzudenken. Die Bekanntheit der Veranstaltung allein ist nur bei den wenigsten ein Grund, die Messe zu besuchen. Nur 9 Prozent der Wiederholungsbesucher und nur 3 Prozent der Erstbesucher nennen dieses Argument als Auslöser für den Besuch.
Auf die Bekanntheit der Messe zu setzen, ist also eindeutig zu eindimensional. Vielmehr sollten sämtliche Kommunikationskanäle genutzt werden, um ein möglichst breites Spektrum zu erreichen. Idealerweise eignet sich dafür ein synchronisiertes Einladungskonzept, das sowohl Print- als auch elektronische Medien berücksichtigt.
Persönliche Erfahrungen in die Einladung einfließen lassen
In diesem Konzept spielt die „persönliche Empfehlung“ eine große Rolle. Durch die subjektive Beurteilung der fließen nicht nur die Erfahrungen mit der Messe als Ganzes ein, sondern auch die Eindrücke aus den Messegesprächen, den Produktvorstellungen und der Medienberichterstattung, die das Bild der Messe beim Besucher prägen. Diese Darstellung lässt natürlich auch stets die Eindrücke des Messeteilnehmers berücksichtigen, der eben diese Erfahrungen auf seinem eigenen Stand erlebt hat und an den gewünschten Besucher weitergeben möchte. Umso wichtiger sind das Erscheinungsbild des Messestandes und die Performance des eigenen Messeteams.
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Erfolgsfaktor Einladungstiming
Ein weiterer wichtiger Erfolgsaspekt ist das Timing der Einladungen. Die AUMA-Untersuchung weist nach, dass mit 60 Prozent die Mehrheit der Befragten den Messebesuch durchschnittlich mindestens vier Wochen vor dem Messestart geplant hat. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass immerhin 40% kurzfristige Entscheidungen treffen. Interessant ist hierbei, dass sich 70 Prozent der Wiederholungsbesucher mehr als einen Monat vor der Veranstaltung für einen erneuten Besuch entscheiden. Dabei planen vor allem Ausländer und die wichtige Gruppe der Entscheider eindeutig: 72 Prozent der Ausländer entscheiden sich mindestens einen Monat vor der Messe zum Besuch - Entscheider planen ihren Besuch zu 65 Prozent langfristig.
Um die einzelnen Zielgruppe erfolgreich abzuholen, empfiehlt sich also ganz eindeutig eine mehrstufige Einladungsstrategie. Denn bei den Interessenten – also noch keine Bestandskunden – kann nicht auf eine umgehende Rückmeldung auf eine erste Einladungswelle gehofft werden.
Kunden auf Ihren Messestand einladen
Der Aufbau von Geschäftsbeziehungen gehört zu den wichtigsten Zielen von Ausstellern, die einen mobilen Messestand auf einer Messe installieren möchten. Deshalb ist es unerlässlich, die passenden Mitarbeiter des Unternehmens als Messestandbesatzung auszuwählen. Sie sollten in der Lage sein, Termine zu vereinbaren, auch wenn die nicht vor den Messe geplant waren. Dennoch sind gezielte Kontaktvereinbareungen vor der Messe erheblich hilfreicher. Deshalb müssen Sie schon Besucher einladen, solange Sie noch am Messebau arbeiten und Interesse für Ihre Themen wecken.
Sie sollten deshalb bereits eine Kampgane planen, solange Sie sich noch für Ihr Messestanddesign entscheiden. Stellen Sie Ihre Ziele deutlich dar, damit die Werbekampagne auch darauf abgestellt wird. Eine Kampagne muss Sie dabei unterstützen, die Zielgruppe zu animieren, sich für Ihre Produkte und Dienstleistungen zu interessieren. So, wie Sie Messestandideen entwickeln müssen, sollte die Entwicklung Ihrer Kampagne darauf abzielen, die Alleinstellungsmerkmale Ihrer Marke in den Vordergrund zu stellen oder einem bestimmten Produkt mehr Nachfrage zukommen zu lassen.
Achten Sie beim Versenden von E-Mail-Einladungen an Ihr Publikum darauf, dass die sich noch mehr auf ihren Besuch auf Ihrem mobilen Messestand freuen. Steigern Sie die Spannung, indem Sie Ihren zufriedenen Kunden zusätzliche Angebote unterbreiten oder kostenlose Muster anbieten. Es reicht auch nicht aus, E-Mails vier Wochen im Voraus zu versenden. Testen Sie unterschiedliche Einladungsmöglichkeiten wie Postversand, Aktualisierung Ihrer Website, mobiles Marketing per SMS oder E-Mail-Newsletter. Sie können die potenziellen Besucher auch per Anruf persönlich ansprechen und einladen.
Bewerbung der Messeteilnahme und Einladung über soziale Plattformen auszusprechen sind enorm wichtig, da diese Plattformen Ihnen helfen können, Ihre potenziellen Kunden zu erreichen. Sie sollten diese Ansprechpartner über Ihre Messeteilnahme informieren oder Live-Streams von Ihrem Stand anbieten, Bauen Sie eine animierende Einladungsphilosophie auf, um die Aufmerksamkeit schon vor der Messe zu erhöhen.