Checkliste für die operative Messe-Durchführung

Veranstaltungen durchführen

Viele Unternehmen organisieren im Rahmen internationaler Messen mit Erfolg Symposien oder Workshops, mit denen Entscheidungsträger und –beeinflusser fachkompetent angesprochen werden. Dieses Rahmenprogramm ist vor allem dann angezeigt, wenn das ausstellende Unternehmen mit Neuigkeiten oder hochkarätigen Fachreferenten aufwarten kann. Ob und wie derartige Veranstaltungen in den Messestand integriert werden können, hängt weitgehend von den Platzverhältnissen und der Thematik ab. Beim Messestanddesign geht es ausschließlich um die Selbstdarstellung. Es gibt bestimmt über hundert Designs, die zu Ihrer Marke passen könnten. Achten Sie darauf, welches Messestanddesign Ihre Zielgruppen am besten anspricht und passen Sie es der Marktforschung, der Vorplanung und den Erfahrungen mit Messestandentwicklung an.

Ganz anders verhält es sich bei einem Rahmenprogramm, dessen Akzente auf der Besucheranimation liegen. Solche Veranstaltungen lassen sich ohne weiteres in den Standbetrieb integrieren. Zwar ist nicht unbedingt alles für eine Fachmesse geeignet und letztlich sollen die Aktivitäten ja auch zu der entsprechenden Firmenkultur passen. Dennoch besteht ein weiterer Spielraum von Möglichkeiten, wie etwa:

• Wettbewerbe
• Verlosung
• Besucher-Quiz
• Computer-Spiele
• Live-Gesprächsrunden
• Kulturelle Einlagen
• Show-Blocks
• Glücksrad
• Suchspiele
• Rubbellose
• Wurfspiele
• Virtual-Reality- oder Augmented-Reality-Spiele
• Fotowettbewerb

Was immer auch zu Ihrem Messestand passt – vergessen Sie niemals den Faktor Mensch. Er ist unverzichtbar für den Erfolg Ihrer Maßnahmen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter optimal geschult sind und sich mit voller Energie ihren Aktivitäten widmen. Diese Aktivitäten zu managen ist genauso wichtig, wie eine Verkaufsveranstaltung zu leiten. Setzen Sie alle Energien darauf, dass sämtliche Maßnahmen mit den Erwartungen des Publikums korrespondiert.

Tagesrapport als Standard einführen

• Feedback (Manöverkritik Vortag; was war gut, was könnte besser gemacht werden?)
• Typische Besucherfragen (produkt/-unternehmensspezifisch)
• Kundenwünsche, Ideen, Vorschläge, Verbesserungsmöglichkeiten
• Erwartete Besucher heute
• Sonstige Aktualitäten (Sonderschauen und Shows, Ausgehtipps, branchenrelevante Aktualitäten etc.)
• Wie präsentiert sich der Wettbewerb
• Dienste (Abholdienst, Verpflegungsnachschub, Blumen etc.)
• Pausen – Wer und wann
• Was hat im Sinne des Unternehmens funktioniert?
• Hat die Logistik geklappt?
• Wurden die Messestandideen, die für den Messestand entwickelt wurden, vom Publikum registriert?
• Wie viele Besucher konnten Sie heute am Messestand zählen?

Aufstellung führen (Standleiter)

• Wie viele potentielle Kunden haben den Stand besucht?
• Welche Kontakte wurden angebahnt?
• Wie viele Kunden waren bei uns?
• Welche Chefs von Kundenfirmen kamen persönlich?
• Was waren die häufigsten Fragen?
• Welche Fehler sollten in Zukunft vermieden werden?
• Wie viele Besucher kannten Ihr Unternehmen bereits?
• Wie viele Besucher waren bereits mit Ihren Produkte oder Services vertraut?
• Wie viele Besucher wünschten zusätzliche Informationen über Ihre Produkte oder Services?

Es ist zu empfehlen, direkt nach der Messe und idealerweise auf dem Messestand einen kritischen Rückblick vorzunehmen:

Manöverkritik empfiehlt sich unmittelbar nach der Messe, im Idealfall noch am Messestand:

• Wie war der Stand als Arbeitsplatz?
• Was war besonders gut?
• Was hat gefehlt?
• Was hätte man besser machen können?
• Wie war das Prospektmaterial?
• Hat die Grafik gepasst?
• Hat das Marketingmaterial dem Besucher Produkt und Service perfekt dargestellt?
• War die Entscheidung für einen Mietmessestand die richtige Wahl?
• War die Entscheidung, einen Messestand zu kaufen richtig?