Die zentrale Frage lautet stets, ob der Messestand auch geeignet ist für die Botschaften, die das Unternehmen an die unterschiedlichen Zielgruppen versendet. Das gilt unabhängig davon, ob man den Messestand mieten oder den Messestand kaufen möchte. Denn jede Messebeteiligung stellt ein einzigartiges Marketinginstrument dar und es gilt, mit einem einzigartigen Messestanddesign und kreativen Messestandideen die unterschiedlichen Ziele zu erreichen.
Im Countdown zum Messe-Ereignis sind die folgenden 5P-Punkte von ausschlaggebender Bedeutung. Sie bestimmen, mit unterschiedlicher Gewichtung voneinander abhängig, den Erfolg Ihrer Messebeteiligung:
- Platzierung: Innerhalb des richtigen Produkte-/Branchen-Umfelds
- Präsentation: Der Messestand hinsichtlich Design, Aufteilung, Bau, Auftritt etc.
- Produkt: Was wird wie gezeigt
- Promotion: Kommunikative Begleitmaßnahmen wie PR- und Medienarbeit, Verkaufsförderung etc., aber auch Aktionen am Messestand selber
- Personal: Auswahl, Auftritt, Vorbereitung, Messetraining
Budget festlegen
Das Budget spielt eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung Ihres Messestandes. Ob Sie vorhaben, ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung auf dem Markt zu ringen, Leads zu gewinnen, den Umsatz oder die Markenbekanntheit zu steigern - das Budget hängt von Ihren Geschäftszielen ab. Generell sollten Sie einen Standplatz suchen, der möglichst viel Besucherverkehr aufweist. Häufig ist der Aufbau eines Messestandes an diesen Top-Lagen mit hohen Kosten verbunden. Je früher Sie also Ihr Budget verabschieden, desto eher können Sie diese Flächen buchen und von Frühbucherrabatten profitieren. Sobald Sie die passende Messe gefunden haben, sollten Sie sich umgehend registrieren, um sich die besten Optionen für den perfekten Standplatz zu sichern. Entwickeln Sie eine Messestand-Strategie, die Ihre Markenbekanntheit steigert und es den Besuchern erleichtert, Sie zu finden.
Das Messestanddesign: Zwischen Marketing und Architektur
Der Messestand hat, egal ob man den Messestand mieten oder den Messestand kaufen möchte, den Status einer Bühne, auf der sich sämtliches Geschehen abspielt. Einerseits werden dabei die Exponate gezeigt, andererseits ist der Messestand der kompetente Stützpunkt während der Veranstaltung. Seine Gestaltung ist sowohl Marketing wie Architektur.
Die perfekte Messestandgestaltung
- zieht die Blicke der Besucher an
- weckt das Interesse der Besucher
- führt die Besucher auf den Messestand
Diese Checkliste bietet einen Leitfaden, was für die Messestandgestaltung wichtig ist.
Das Briefing für den Messestand Designer
Nachdem sämtliche Fragen zu den Zielen intern geklärt sind, sollten diese Inhalte Einzug in das Briefing des Messestanddesigns halten. In diesem Zusammenhang ist zu klären, welcher Partner für die Realisation des Messestandes in Frage kommt. Hinzu kommt die Frage, ob man sich für einen mobilen Messestand als modulares System entscheiden soll, oder die konventionelle Messestandkonstruktion wählen soll. Professionelle Messestandfirmen beten beiden Optionen an.
Dazu ist es notwendig, ein ausführliches Briefing an die Messestand-Designer zu entwickeln. Das Briefing ist gleichzeitig die Grundlage für die operative Umsetzung und enthält auch die basisdaten für die Kosten für den Messestand. Bezüglich Messestandgestaltung orientiert sich das Briefing an den Vorgaben der Corporate Identity, bzw. des Corporate Designs.
Das Briefing gibt Aufschluss über
- die zentrale Botschaft,
- die Verfügbarkeit der finanziellen Mittel
- die Größe und Anzahl der Ausstellungsstücke
- den Bedarf an Besprechungsräumen
- Ablage- und Werbeflächen
Die Messestandfirma erwartet umfassende Information zur jeweiligen Branche sowie klare Zielsetzungen, Termin- und Budgetvorstellungen im Zuge der Messeplanung. Je mehr die Messebauer wissen, desto effizienter werden ihre Vorschläge sein.
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Briefing
- Die beabsichtigte “Botschaft” des Messestandes (bei mehreren “Botschaften” Prioritätsliste, Arbeitstitel, Zielsetzung)
- Sichtbarmachung der Ausstellungsgegenstände (Liste, Anzahl, Möglichkeit zur Vorab-Betrachtung, etc.)
- Produktbeschreibungen, Dokumentation, Firmenphilosophie
- Corporate Design-Manual
- Das bisherige Werbematerial (auch das der Konkurrenz: Stärken/Schwächen)
- Evtl. Vorgaben über die Wiederverwendbarkeit des Messestandes (inkl. z.B. zukünftige Sprachadaptionen)
- Sämtliche veranstalterseitigen Vorgaben wie Hallenplan mit Standort, Standinfrastruktur, Bestimmungen für den Standbau
- Kontaktadresse des Veranstalters
- Finanzielle Mittel
- Aktuell bestehendes Messestandmaterial und Messestandmobiliar
- Kontaktpersonen
Konzeptpapier
Darauf aufbauend sollte vom Messebauer ein kurzes Konzeptpapier erstellt werden. Damit stellt sich schnell heraus, ob die Aufgabenstellung verstanden ist, die Messestandpreise passen und die Umsetzung in die gewünschte Richtung geht.
Im nächsten Schritt entwickelt der Messebauer einen Vorschlag inklusive Alternativen bis spätestens vier Monate vor Messebeginn.
Auftragsvergabe
Der Messebauer präsentiert das erarbeitete Messestandkonzept, die sogenannte Sichtbarmachung. Ein kompetentes Gremium des Unternehmens beurteilt die Präsentation vor dem Hintergrund der Aufgabenstellung. Die Beurteilung der unterschiedlichen Punkte kann im Schulnotensystem erfolgen.
Professionelle Messebauer visualisieren das Messestandkonzept in 3D. Ein solches Vorgehen ist vor allem dann nützlich, wenn nur geringe Messeerfahrung verfügbar ist oder ein neues Konzept „erprobt“ werden soll.
Der Entwurf des Messebauers sollte ausreichend weit ausgearbeitet sein, dass er eine vernünftige Diskussionsgrundlage darstellt. Anhand der Checkliste sollte geprüft werden, ob die Präsentationen die im Briefing gestellten Anforderungen erfüllen und ob sie mit den Vorschriften der Corporate Identity / des Corporate Designs übereinstimmen.
Montagepraxis ist wichtig
Zu den wichtigsten Punkten, die im Rahmen der Messestand-Checkliste durchgeführt werden müssen, gehört der vollständige Aufbau einer Demo-Version Ihres Messestandes vor Messebeginn. Ein Aufbau direkt auf der Messe ist keine gute Idee. Man sollte zumindest einen Probelauf durchführen, um Probleme bei der Messe auszuschließen. Das gilt vor allem dann, wenn Sie den Messestand allein oder gemeinsam mit der Standbesatzung aufbauen. Achten Sie darauf, dass die Lieferung pünktlich ankommt, nichts beschädigt ist oder fehlt.
Messestände sind eine hervorragende Option, die Bekanntheit der Marke zu steigern und den Umsatz in kurzer Zeit zu steigern. Das erfordert jedoch viel Zeit, Geld, Aufwand und Ressourcen. Folgen Sie der Checkliste - dann können Sie beruhigt auf der Messe ausstellen und profitieren.