Wir haben zwar gerade kein Halloween, das uns mit fürchterlichen Visionen von Geistern, Erscheinungen oder Phantomen quält. Es sind auch keine übernatürlichen Kreaturen, die den Herzschlag eines Messe-Managers gefährlich hochjagen können. Schließlich gibt es genügend Horrorgeschichten von fehlenden Messeständen oder vergessenem Equipment, das im Büro liegengeblieben ist und jetzt auf dem Messestand fehlt.
Allein diese Vorstellungen reichen aus, um einen Messe-Manager nachts um den Schlaf zu bringen. Dennoch möchten wir Ihnen heute drei der schrecklichsten Torheiten präsentieren, denen Messe-Manager zum Opfer fallen können. Aber wir haben auch Tipps, wie man diese Fehler vermeiden kann.
Messeausstellung fehlt
Wie die unglücklichen Schiffe, die sich im Bermuda-Dreieck verabschiedet haben, können auch Messe-Exponate verschwinden. Wenn die Ausstellerfirma vergessen hat, die Exponate rechtzeitig zu versenden, kann es durchaus vorkommen, dass die Gegenstände im Transit oder im Zoll hängenbleiben und dementsprechend nicht pünktlich am Stand ankommen. Das ist dann eine echte und ernsthafte Herausforderung für den Verantwortlichen, der er sich anschließend zu stellen hat.
Mit einem erfahrenen Messebauunternehmen zusammenzuarbeiten ist der beste Weg, eine derartige Situation zu vermeiden. Denn professionelle Dienstleister haben in der Regel ausgezeichnete Kontakte zu qualifizierten Spediteuren. Gleichen Sie Ihren Zeitplan präzise mit Ihrem Spediteur ab und lassen Sie sich zusichern, dass es mit dem Versand auch unter den gegebenen Zeitaspekten funktioniert. Achten Sie darauf, dass die Ausstellungsstücke zum verabredeten Zeitpunkt abgeholt werden. Lassen Sie sich die Ankunft am Messestandort mitteilen – Sie sichern damit Ihren Seelenfrieden!
Zu viel Messestand – zu wenig Fläche
Gier war schon immer eine Inspiration für Horrorgeschichten wie Dantes Purgatorio, das die Gier als eine der "Sieben Tödlichen Sünden" in Stephen King's „Thinner“ skizzierte.
Die Schrecken der Gier sind aber nicht nur auf die Zeilen der klassischen und zeitgenössischen Literatur beschränkt. Manchmal wollen gutmeinende Aussteller so viele Komponenten und Produkte wie möglich auf ihre Standfläche packen. Dies kann dazu führen, dass eine überladene und unauffällige Ausstellung von den Besuchern ignoriert wird oder – im schlimmsten Fall – sogar zu Geldstrafen durch die Messeverwaltung führt.
Um den Horror zu vermeiden, mehr zu haben, als man an Fläche bestellt hat, sollten Sie präzise den benötigten Platz kalkulieren, den Sie für den Messestand und die Exponate benötigen. Es empfiehlt sich, im Idealfall auf einen re-konfigurierbaren Messestand zu setzen, der skaliert genau die benötigte Ausstellungsfläche ermöglicht. Lesen Sie sich auch ganz genau die Regelungen des Messeveranstalters durch, damit Ihr Messestand mit diesen Regeln im Gleichklang steht und lassen Sie Ihre Mitarbeiter am Veranstaltungsort lieber noch einen Gegencheck durchführen, wenn Sie sich unsicher sind.
Equipment vergessen
Im Film “Alive“ wird die Angst des Zuschauers nicht durch Monster oder Kreaturen erzeugt, sondern durch die Vorstellung, nicht ausreichend auf eine Situation vorbereitet zu sein.
Die Befürchtung, schlecht vorbereitet zu sein oder wichtiges Equipment vergessen zu haben, dürfte jedem Event-Manager bekannt sein. Denn schon das Verpacken der falschen AV-Kabel für das Multimedia-Display kann dafür sorgen, dass eine bis dahin perfekt durchgetaktete Veranstaltung ruiniert und zum Desaster wird.
Um zu vermeiden, wichtige Ausrüstungsgegenstände zu vergessen und sicherzustellen, perfekt auf die Messe vorbereitet zu sein, empfiehlt es sich, eine Checkliste anzulegen. Gehen Sie diese Checkliste regelmäßig durch und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter und Dienstleister jeden einzelnen Punkt auf der Liste abhaken. Nur so lassen sich kostspielige Messefehler vermeiden.
Wir hoffen, wir haben Ihnen nicht zu viele Ängste eingejagt. Aber wenn Sie sich an unsere Ratschläge halten, können Sie weitgehend sicher vor unliebsamen Überraschungen sein. Starten Sie deshalb schon heute die Planung für Ihre nächste Messebeteiligung durch.