Checkliste Messeplanung

Mai 21, 2024

Messeplanung Checkliste

Die Teilnahme an Fachmessen ist auch 2025/2026 ein zentrales Marketinginstrument – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. Wie so oft treffen hier in einem begrenzten Zeitraum eine Vielzahl von Unternehmen der gleichen Branche auf eine einheitliche Zielgruppe. Sie stehen oft nur wenige Meter von ihren direkten Konkurrenten entfernt und müssen sich bemühen, die gleiche Zielgruppe noch überzeugender anzusprechen.

Messen haben sich als klassische Marketing- und Vertriebsplattformen längst etabliert. Sie dienen dazu, die Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens einem bestimmten Zielpublikum vorzustellen, Ein professionell geplanter Messestand – ob individuell entworfen oder als Miet-Messestand – sorgt für maximale Wirkung und hebt Ihre Marke sichtbar vom Wettbewerb ab.

Ansonsten bieten Messen den Besuchern eine Vielzahl von Informationen und ermöglichen den Zugang zu fachkundigen und informierten Kontakten in einem begrenzten Rahmen. Gerade in Zeiten von Online-Marketing und virtuellen Meetings bleiben persönliche Begegnungen, moderne Messestand-Ideen und Live-Erlebnisse unschlagbar.

Check-Liste pdf

Warum eine Messe-Checkliste unverzichtbar ist

In der heutigen Veranstaltungsszene gibt es eine Vielzahl von Formaten, die sich an Unternehmen aller Größen und Produktbereiche richten. Ob Fachmesse, Publikumsmesse, Kongress oder Konferenz – für nahezu jede Zielgruppe gibt es eine passende Plattform. Wie im Online-Marketing können Zielgruppen heute sehr präzise segmentiert und individuell angesprochen werden.

Messebeteiligungen werden daher auch künftig ein fester Bestandteil im Marketing-Mix sein. Sie verursachen nur geringe Kommunikationsverluste und ermöglichen eine direkte Ansprache. Damit die Investition im Messebau gelingt, ist eine detaillierte Messe-Checkliste Pflicht – vom Standdesign bis zur Logistik.

Ausgewählte Zielgruppen können noch stärker segmentiert werden – so wie wir es heute aus dem Online-Marketing gewohnt sind. Die Ansprache kann individueller gestaltet werden und ermöglicht eine viel intensivere Interaktion.

Messebau für Wyma

Messebeteiligungen werden daher auch in Zukunft ein fester Bestandteil im Marketing-Mix von Unternehmen sein. Sie verursachen nur geringe Kommunikationsverluste und ermöglichen eine direkte Ansprache. So können sowohl Neu- als auch Bestandskunden persönlich beraten werden und sich in Gesprächen am Messestand umfassend beim Hersteller informieren.

Wie bei anderen Marketinginitiativen auch, erfordert die Teilnahme an einer Messe, die oft einen beträchtlichen Teil des Marketingbudgets eines Unternehmens ausmacht, eine professionelle Messe-Checkliste, um die Wirksamkeit zu gewährleisten. Angesichts der Komplexität der Aufgaben, die mit einer Messebeteiligung verbunden sind, ist es unerlässlich, einen detaillierten Zeitplan zu erstellen, der die Grundlage für die Messeplanung in den verschiedenen Verantwortungsbereichen darstellt.

Strategische Fragen

An erster Stelle stehen Ziele und Botschaften:

  • Was will das Unternehmen mit der Messe erreichen?
  • Welche Kernbotschaft soll transportiert werden?
  • Wie sieht die nachhaltige Positionierung aus?
  • Was erwartet die Zielgruppe?

Sind diese Fragen geklärt, können die geeigneten Messen strukturiert ausgewählt werden. Auch das Wettbewerbsumfeld und Besucherdemografie gehören früh in die Analyse.

Inland, Ausland, Indoor, Outdoor?

Bei der Teilnahme an internationalen Veranstaltungen ist einer der wichtigsten Punkte auf der Messe-Checkliste, welche Sprachen die Besucher sprechen und welche Bedürfnisse sie haben. Die Auswahl des Standpersonals muss daher rechtzeitig erfolgen und kulturelle wie sprachliche Anforderungen berücksichtigen.

Der Ort der Messe hat einen großen Einfluss auf das Messestand-Design. Bei Indoor-Veranstaltungen gelten andere Anforderungen als bei Outdoor-Messen, insbesondere an Technik, Beleuchtung und Messebau. Handelt es sich um eine Indoor-Veranstaltung, sind die Anforderungen an den Messebauer andere als bei einer Outdoor-Variante. Wichtige Punkte bei der Planung Ihres Messeauftritts, wie die Lage und Erreichbarkeit der Veranstaltung, gehören ebenfalls auf die Checkliste. Diese Parameter haben großen Einfluss auf die Hotel- und Reiseplanung. Umso wichtiger ist es, sich über die Hotelkapazitäten zu informieren.

Messestandgestaltung

Die nächsten Punkte auf der Checkliste der Messeplanung betreffen die Gestaltung des Messestandes. Wichtig ist, die Kernkompetenzen glaubwürdig zu kommunizieren – durch Visualisierung, Storytelling und klare Designideen. Dafür müssen die Kernkompetenzen des Unternehmens identifiziert und glaubwürdig kommuniziert werden. Dazu gehören auch Fragen der Visualisierung und Kommunikation von Leistungsangeboten.

Wenn es darum geht, neue Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren, ist es selbstverständlich, diese auf ihre Wettbewerbsfähigkeit hin zu überprüfen. Sie sollten im Rahmen der Produkt- und Sortimentsgestaltung eindeutig zugeordnet werden. Es muss festgelegt werden, wer vom Standpersonal welche Kunden für welche Produkte ansprechen soll und wie neue Kontakte geknüpft werden können.

Messebau für FUU

Ziel und Ort der Messe und die Zielgruppen:

  • Standort
  • Kompetenzbereiche
  • Evaluierung, Aussteller- und Besucherbefragung
  • Wer nimmt an der Messe teil?
  • Wie viele Besucherinnen und Besucher werden erwartet?
  • Wie viele Aussteller sind vertreten?
  • Welche Sprachen werden gesprochen?
  • Welche Kulturen sind vertreten?

Zeit und Zeitraum:

  • Wann findet die Messe statt?
  • Ist der Zeitpunkt fix?
  • Wer konkurriert sonst noch um die Zeit und die Aufmerksamkeit der teilnehmenden Unternehmen?

Reiseziel und Standort:

  • Innen oder außen?
  • Zugänglichkeit:
  • Erfolgt die An- und Abreise am selben Tag?
  • Ist eine wetterunabhängige An und Abreise möglich?
  • Ausreichende Hotelkapazitäten?
  • Finden während der Messe andere Großveranstaltungen in der Umgebung statt?

Idee:

  • Was sind die Kernkompetenzen des Unternehmens?
  • Wie können sie glaubwürdig und nachhaltig vermittelt werden?
  • Was kann visualisiert werden?
  • Welche Maßnahmen können auf welche Weise kommuniziert werden?

Ziele:

Nur wenn die Ziele klar formuliert sind, lässt sich später überprüfen, ob und wie sie erreicht wurden:

  • Präsentation von neuen Produkten
  • Konkurrenzfähigkeit
  • Gestaltung von Produkten und Angeboten
  • Aufrechterhaltung von bestehenden Kontakten
  • Aufbau von neuen Kontakten
  • Besuche von Vertretern
  • Konkrete Verkaufsabschlüsse

Projektmanagement & Organisation

Eine Messebeteiligung erfordert präzises Projektmanagement:

  • Konzeption, Briefing, Anmeldung
  • Auswahl eines Messebauers und Standbau-Partner
  • Vorbereitung von Exponaten, Broschüren, Werbemitteln
  • Reiseplanung und Personalorganisation

Ein erfahrener Messebaupartner übernimmt hier viele Aufgaben – von der grafischen Gestaltung über Fertigung und Möblierung bis hin zu Auf- und Abbau.

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Detaillierte Planung:

  • Standplanung
  • Standbau
  • Ausstattung des Messestandes
  • Auswahl eines Messebauers für die Auftragsvergabe
  • Produktion
  • Fertigung, Beschriftung, Beleuchtung
  • Ausstattung, Möblierung, Dekoration
  • Auf- und Abbau
  • Ausstattung/Möblierung
  • Reinigung
  • Standbetreuung
  • Bewachung
  • Transport/Logistik
  • Lagerung von Material

Infrastruktur:

  • Elektrizität/Wasser/Druckluft
  • Telekommunikation

Kostenplanung

Eine detaillierte Budgetplanung ist unverzichtbar. Dazu zählen:

  • Standmiete und Grundkosten
  • Standbau, Dekoration, Beleuchtung
  • Betreuung, Catering, Werbematerialien
  • Transport und Versicherung
  • Personal- und Reisekosten

Ein transparenter Kostenplan verhindert böse Überraschungen. Mit Miet-Messeständen lassen sich Budgets flexibel anpassen und dennoch hochwertige Auftritte realisieren.

Kontakt- und Kundenmanagement

Neben dem Standdesign sind auch Kontakte entscheidend:

  • Welche Kundenkategorien werden angesprochen?
  • Wie sieht der Gesprächsablauf aus?
  • Welche Argumente überzeugen?

Digitale Tools für Lead-Capture erleichtern die Nachverfolgung und erhöhen die Chance, Messekontakte in Neukunden zu verwandeln.

Angebot:

  • Produktpalette
  • Produktkenntnisse
  • Neue Produkte
  • Demonstrationsgeräte, Prototypen
  • Anwendungen, Verwendungszweck
  • Lieferzeiten
  • Dienstleistungen
  • Preise, Rabatte
  • Referenzen

Fazit

Messen bieten Unternehmen unvergleichliche Möglichkeiten, ihr Angebot zu präsentieren, mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten und den Verkauf zu fördern. Eine gut strukturierte Messe-Checkliste ist der Schlüssel, um Ressourcen effizient einzusetzen und maximale Wirkung zu erzielen. Ein erfolgreicher Messeauftritt erfordert jedoch eine sorgfältige Planung, Vorbereitung und Durchführung. Wenn Sie eine umfassende Checkliste für die Messeplanung befolgen, können Sie Ihre Erfolgschancen maximieren und Ihre Ziele erreichen. Von der Festlegung der Ziele und der Auswahl geeigneter Messen über das Messestand-Design bis zu Marketing und Kontaktmanagement sollte jeder Aspekt einer Messebeteiligung sorgfältig durchdacht und umgesetzt werden.

Mit gründlicher Planung und Liebe zum Detail können Sie einen reibungslosen und erfolgreichen Messeauftritt sicherstellen, der Ihrem Unternehmen konkrete Ergebnisse bringt. Mit der Expertise erfahrener Messebauunternehmen in Deutschland sichern Sie sich ein Standdesign, das heraussticht und Ihre Markenbotschaft nachhaltig verankert. Um dies zu erreichen, benötigen Sie die Expertise eines erfahrenen Messebauers wie Expo Exhibition Stands.

Expo Exhibition Stands verfügt über mehr als 45 Jahre Erfahrung im Messebau und ist Spezialist für maßgeschneiderte Messestand-Designs sowie Miet-Messestände in ganz Europa. Mit Full-Service – von Planung über Logistik bis zum Aufbau – garantieren wir einen reibungslosen und erfolgreichen Messeauftritt. Bau Ihres maßgeschneiderten Messestandes – wir kümmern uns um alles. Unser Engagement, die Erwartungen unserer Kunden zu übertreffen, spiegelt sich in unserer umfangreichen Erfahrung im Bereich Messestand-Design und -bau in ganz Europa wider. Wenn Sie sich für eine Zusammenarbeit mit uns entscheiden, profitieren Sie von einem umfassenden Mietservice-Paket und können sich voll und ganz darauf konzentrieren, bei Ihren Veranstaltungen einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

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