Österreich
Standpersonal sichert die Qualität des Messeauftritts
Das Standpersonal ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Messebeteiligung. Die Mannschaft ist das verantwortliche Kriterium für den Erfolg. Spätestens drei Monate vor Beginn der Messe muss die Mannschaft stehen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich dabei um Kollegen aus dem Vertrieb oder Verkauf, um Messehostessen oder Marketing handelt. Fachexperten aus den relevanten Abteilungen runden das Mannschaftsgefüge ab. Vorbereitende interne Workshops zu Messezielen oder Messekonzept sorgen dafür, dass das Standpersonal über einen einheitlichen Informationsstand verfügt und die Verantwortlichkeiten auf dem Stand geklärt sind.
Vorbereitung des Standpersonals
Das rechtzeitige Briefing des Messepersonals ist zentraler Teil der Messevorbereitung. Im Rahmen dieser internen Workshops werden die Mitarbeiter trainiert und qualifiziert. Überlegenswert ist auch die Verpflichtung eines speziellen Messetrainers. Diese Profis sollten dem Standpersonal die notwendige Sicherheit im Auftritt und in der Gesprächsführung vermitteln. Wichtig ist die Entwicklung der Kernbotschaften zu ausgestellten Produkten, vorgestellten Dienstleistungen und zum Unternehmen selbst. Die Kernbotschaften sollten nicht mehr als vier Sätze umfassen.
Ausreichend Mitarbeiter für die Standbesetzung einplanen
Die Stärke der Standmannschaft muss genau kalkuliert werden. Es empfiehlt sich dabei, lieber mehr als zu wenig Personal bereitzustellen. Gespräche mit bestehenden Kunden müssen geführt, potenzielle neue Kunden begrüßt und Laufkundschaft angesprochen werden. Wichtig ist, diese Aufgaben unter dem Personal aufzuteilen. Während Mitarbeiter aus Vertrieb und Verkauf die (Fach)-Gespräche führen, können die Kollegen aus dem Marketing die Laufkundschaft bearbeiten. Die Fachexperten sind für die qualifizierten Produkt- und Dienstleistungsvorstellungen zuständig.
Hostessen sorgen für die Verpflegung der Besucher und steuern die Gesprächstermine. Alle Mitarbeiter des Messestandes sind über die mitgeführten Materialien wie Flyer oder Broschüren informiert. Jeder ist damit vertraut, wo die Materialien verstaut sind und welche Inhalte sich dahinter verbergen. Ein Mitarbeiter sollte abgestellt werden, dafür zu sorgen, dass stets ausreichend Material zur Verfügung steht. Dazu gehören Präsentationen, Whitepaper, Flyer und Broschüren.
Backoffice für die Datenbank
Für die Betreuung und vor allem für die Nachbereitung der Termine ist ein gut organisiertes Backoffice von großer Bedeutung. Neukontakte können von diesen Mitarbeitern bereits während der Masse in die Datenbanken eingearbeitet werden und das zugesagte Informationsmaterial für den Versand vorbereitet werden. Schließlich sollte zwischen Messebesuch und Empfang des Infomaterials nicht zu viel Zeit vergehen.
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