Zu den vielen Entscheidungen, die ein Messemanager treffen muss, gehört die Auswahl der passenden Provider. Unumgänglich ist dabei ein Messeprovider. Landet man bei einem unterdurchschnittlichen Anbieter, ist die schlechte Erfahrung praktisch vorhersehbar und das Messestand Design trifft nie Ihre Vorstellungen. Andererseits ist die Suche nach einem guten Messeprovider nicht wirklich schwierig.
Egal, ob Sie einen Messebau in Zürich planen, einen Messestand mieten oder den Messestand kaufen möchten - Wichtig ist in jedem Fall, sich zunächst im Markt zu informieren. Am besten, Sie folgen diesem Leitfaden:
Erstellen Sie eine Wunschliste
Bevor Sie beginnen, Verträge zu unterzeichnen, sollten Sie zunächst Ihren Bedarf identifizieren. Manchmal bietet zwar der Messeveranstalter ausgewählte Dienstleistungen an, aber grundsätzlich müssen Sie sich darüber im Klaren sein, welche Aufgaben Ihr Messeprovider und welche Sie und Ihr Unternehmen übernehmen sollen. Folgendes ist zu beachten:
Die Grundlagen
Caterer
Achten Sie darauf, einen Catering-Service zu engagieren, der das perfekte Menü für Ihre Gäste auf dem mobilen Messestand zusammenstellt. Suchen Sie jemanden, der über einen guten Ruf und nachweislich Erfahrung bei der Versorgung grosser Menschenmengen verfügt.
Sitzplätze und Dekor
Je nach Veranstaltungsort müssen Sie für Ihren Messebau möglicherweise Tische, Stühle und / oder weiteres Mobiliar mieten. Lokale Messestand-Verleihfirmen könnten ein guter Ansatz sein.
Sicherheit
Wenn Ihr Veranstalter kein Sicherheitspersonal bereitstellt, sollten Sie selbst erfahrenes und lizenziertes Wachpersonal einsetzen, das über die notwendige Professionalität verfügt.
Messe-Extras
Interaktive Erlebnisse
Wenn Sie beispielsweise einen Anbieter für eine Social Media-Wand oder ein Instagram-Fotoboard in Betracht ziehen, sollten Sie sicherstellen, dass dieser Kontakt über die notwendigen technischen Voraussetzungen verfügt.
Entertainment
Kümmern Sie sich um Provider, die von der Getränkearte bis zum Künstler oder Musiker alles besorgen können.
Lieferanten-Recherche
Wenn Sie Lieferanten einstellen, bedenken Sie, dass diese auch für andere Anlässe einsetzbar sein sollten und sich mit Ihren Zielen und Ansprüchen identifizieren können.
Messeveranstalter-Kooperation
Häufig stellt Ihnen Ihr Messeveranstalter eine Liste mit den bevorzugten Anbieter zur Verfügung, mit denen er selbst arbeitet.
Online-Detektiv
Vor allem an Messeorten, die Ihnen nicht sehr geläufig sind, sollten Sie mögliche Lieferanten im Vorfeld intensiv prüfen. Schauen Sie in die Referenzlisten der Anbieter oder checken Sie die Webseiten über Angie's List und Google.
Empfehlungen
Ganz gleich, ob es sich um Ihre Kunden, andere Anbieter oder andere Provider handelt - der Zugriff auf Ihr Netzwerk ist der beste Weg, seriöse Anbieter zu finden.
Augen auf
Wenn Sie andere Messen besuchen, achten Sie darauf, welche Provider einen tollen Eindruck auf Sie machen. Versuchen Sie eine Visitenkarte zu erhalten oder führen Sie ein kurzes Kontaktaufnahmegespräch.
Details fixieren
Sobald Sie eine Vorauswahl von Anbietern ausgewählt haben, suchen Sie den für Ihr Budget und Ihre Anforderungen geeigneten Partner aus
Verträge sorgfältig prüfen
Überassen Sie nichts dem Zufall. Stellen Sie sicher, dass die Details, die Sie mit Ihren Lieferanten besprechen, klar definiert sind. Definieren Sie die Services eindeutig, einschliesslich Datum und Uhrzeit, Kosten und Zahlungsplan sowie Informationen zu Versicherungen, Lizenzen und Genehmigungen.
Raum für Verhandlungen
Gute Provider sind in der Regel flexibel und bereit, ein massgeschneidertes Veranstaltungspaket anzubieten. Geben Sie Ihre Budgetvorstellungen präzise an. Weitere Details, die Sie verhandeln sollten, sind Fälligkeitstermine, Vorauszahlungsrabatte und / oder wenn sie bereit sind, etwas Budget extra zur Verfügung zu stellen.
Wenn Sie die richtigen Provider für Ihre Veranstaltung auswählen, wird sich Ihr Messeerfolg erhöhen.