Wer einen Messebau plant, kann sich darauf vorbereiten, dass es sich um ein umfassendes Projekt handeln wird. Sowohl auf Kundenseite, die das neue Messestandsystem in Auftrag geben, als auch beim Messebauunternehmen in der Schweiz, das den Auftrag ausführen soll, liegt dann erheblicher Abstimmungsbedarf vor. Ist nämlich erst einmal die Entscheidung gefallen, auf Messen auszustellen, muss ein Messestand gekauft oder gemietet werden. Soll es sich dabei um einen mobilen Messestand handeln, der flexibel einsetzbar ist? Oder möchte man ohnehin grundsätzlich einen Systemmessestand, der als modulares Konzept beliebig ausbaufähig ist. Und dann sind ja auch noch die Messestand ideen mit einem Kampagnenmotiv zu verbinden.
Auch beim Messebauunternehmen in der Schweiz sind viele Massnahmen abzustimmen. Das Team muss sich um die Materialien kümmern und mit den neuen Konzepten verbinden. Die Grafiken müssen erstellt und gedruckt werden. In enger Diskussion mit dem Kunden ist zu entscheiden, welche Produkte präsentiert werden sollen.
Das alles geschieht in der Regel unter hohem Termindruck. Denn der Eröffnungstag der Messe lässt sich nicht verschieben. Ohne detaillieren Zeitplan ist es nahezu unmöglich, termingerecht zu liefern – und zwar unabhängig davon, ob ein neuer Messebau geplant ist oder die Grafiken am bestehenden Messestanddesign ausgetauscht werden sollen. Deshalb sollte im Vorfeld ein Zeitplan entwickelt werden, der folgende Rahmenbedingungen berücksichtigt:
- Sämtliche kritischen und genehmigungsfähigen Prozesse werden aufgelistet
- Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten werden bindend zugeordnet
- Die Termine auf dem Zeitplan müssen sorgfältig eingehalten werden müssen
- Wichtige Prozessschritte werden regelmässig geprüft
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Die wichtigsten vier Argumente für den Zeitplan
Messebauunternehmen in der Schweiz kennen die Bedeutung eines Zeitplans. Denn ohne dieses Instrument ist die Abwicklung eines Projektes vom Zufall bestimmt. Ein erfahrener Messebauer weiss auch, wie ein Zeitplan aufgestellt wird.
1. Kapazitäten planen
Ein wichtiges Kriterium, das ein Zeitplan berücksichtigen sollte, sind die Kapazitäten, die ein Messebauunternehmen vorhalten muss. Kennt der Auftraggeber seine Messeort, den Veranstalter und die Veranstaltung, können die Vorbereitungen getroffen und der Projektablauf geplant werden.
2. Verantwortlichkeiten vergeben
Der Zeitplan organisiert nicht allein die Termine, sondern auch die Verantwortlichkeiten. Er legt fest, wer wann für was zuständig ist. Auch deshalb entwickelt sich ein Zeitplan schnell zu einer Kommunikationsaufgabe. Auch die Verantwortlichkeiten des Kunden werden aufgeführt, um sicherzustellen, dass jeder Projektteilnehmer informiert ist.
3. Stress reduzieren
Je früher man den Zeitplan entwickelt, desto mehr Zeit hat man dann noch bis zur Messeöffnung. Vorteil: Man kann auftretende Fehler im Vorfeld erkennen und verhindern oder beheben. Bei steigender Belastung unter Termindruck kommt es nahezu zwangsläufig zu Fehlern. Deshalb sollte der Zeitplan durchaus grosszügig angelegt werden.
4. Lebenslanges Lernen
In unserer modernen Welt sind wir alle aufgefordert, täglich dazuzulernen. Aus Fehlern muss man lernen und neue Ansätze finden, die Ergebnisse zu optimieren. Nur so kann die Rentabilität gesteigert und die Ergebnisse verbessert werden.