Wenn es in Ihrem Unternehmen an der notwendigen Expertise fehlt, das Experiment „Messeteilnahme“ zu einem erfolgreichen Ende zu bringen, sollten Sie sich nach externer Unterstützung umschauen. Schliesslich gilt es jetzt, wichtige Entscheidungen zu treffen, deren Ergebnis oft noch gar nicht zu beurteilen ist. Beispielsweise müssen schon vor Messebeginn und vor der Auswahl eines Messestanddesigns konkrete Entscheidungen getroffen werden:

• Wie soll Ihr offizieller „Auftritt“ auf der Webseite der Messe und in den Druckunterlagen aussehen? 
• Wird Ihr Firmenlogo und - wenn ja- in welcher Qualität benötigt?
• Darf das Logo der Veranstaltung auf der eigenen Webseite für Hinweise oder Links verwendet werden?
• Können weitere Angaben zum Unternehmen gemacht werden?
• Existieren zusätzliche Werbemöglichkeiten (z.B. Anzeigetafeln, Insertionen) und bis wann kann gebucht werden? 
• Wann müssen die Namen der Standmitarbeiter an die Veranstaltungsorganisation gemeldet werden?
• Gibt es besondere Zutrittsregelungen zu z.B. Vortragssälen?
• Gastronomie: darf man Getränke oder andere Lebensmittel mitbringen oder muss alles beim Pächter der Gastronomie bestellt werden? 

Hinweis: Das sind keine Kann- oder Vielleicht-Regeln. Bei Verstoss können hohe Kosten auf Sie zukommen. Häufig ist die Flasche Wasser für den eigenen Bedarf in Ordnung, auf keinen Fall jedoch die Bewirtung der Kunden.

Externe Unterstützung benötigt?

Wenn Sie externe Hilfe benötigen, hilft häufig eine Suche im Internet. Es gibt eine grosse Anzahl an Dienstleistern, die Sie bei diesen ersten Fragestellungen unterstützen und helfen. Sprechen Sie diese Profis an und verlangen Sie belastbare Referenzen. Sprechen Sie diese Referenzen auch tatsächlich aktiv und erkundigen sich nach dem Leistungsniveau des Ausgewählten. Denken Sie daran, dass es in erster Linie darum geht, Sie bei der Abwicklung der Anforderungen praktisch zu unterstützen. 
Aber auch für strategische Überlegungen sollte der Dienstleister zur Verfügung stehen. Langjährige Erfahrung sollte dabei über dem Versprechen nach einem „frischen Wind“ in der Messepräsenz stehen. Vergessen Sie nie, dass die Investition in einen Messeauftritt nicht unerhebliche Investitionen erfordert. Um einen schnellen ROI zu erzeugen, darf nichts dem Zufall überlassen werden.
Idealerweise wenden Sie sich im ersten Schritt an ein erfahrenes und professionelles Messebauunternehmen. Dort findet man eine ganze Anzahl an Projektmanagern, die über langjährige Erfahrungen verfügen und Ihnen nicht nur beim Bau des Messestandes behilflich sind, sondern bereits im Vorfeld der Messe die gesamte Peripherie im Auge haben.